Wil je als evenementenbureaus het hoofd boven water houden, dan moet je je meer dan ooit onderscheiden van je concurrenten. Klant is koning en hem een unieke beleving bezorgen is dan ook waar het om draait. Daarom wint Customer Relationship Management (CRM) ook in de eventsector aan belang.
Een modern CRM-pakket dat integreert met sales en projectmanagement, zoals bijvoorbeeld Teamleader, kan op dat vlak wonderen verrichten. Hoe? Door een professionele uitstraling te combineren met perfect georganiseerde, orginele evenementen op maat. We geven je vijf tips mee:
- Maak indruk met een professionele offerte: je offerte is het eerste document dat een potentiële klant van jou ontvangt. Het is dus je eerste kans om een perfecte eerste indruk te maken. Zorg voor een professioneel ogende offerte in een strak design - in jouw huisstijl, of misschien zelfs in het thema van het evenement? - en je komt meteen als een betrouwbare partner over. Bovendien kan je in je crm perfect opvolgen naar wie je welke offerte hebt gestuurd, en waar je welke wijzigingen hebt doorgevoerd.
- Geef elke potentiële klant dat unieke gevoel: leveranciers, cateraars, uitbaters, dj's, technici, ... het is niet vanzelfsprekend om een ellenlange contactenlijst overzichtelijk te houden, laat staan dat je elke klant ook persoonlijk kan benaderen. Met CRM vormt dat nooit meer een probleem. Personaliseerbare segmenten en tags scheppen een ongeziene orde in je klanten en contacten, waarna je naar hartelust kan gaan groeperen volgens persoonlijke voorkeuren, snel een groot bestand kan doorzoeken of mailings op maat versturen.
- Plan elk evenement in detail: geen sector is zo deadlinegevoelig als de evenementensector, waar één gemiste deadline verstrekkende gevolgen kan hebben. Plan elk evenement dus zorgvuldig in als project en deel het op in milestones en taken, elk met hun eigen deadline, budget en tarief. Zo verlies je geen detail meer uit het oog. En factureren, dat doe je met enkele klikken, ook tijdens het project.
- Doe zo min mogelijk dubbel werk: bespaar tijd op administratie en herhalend werk, en hou zo meer creatieve energie over om in je evenementen te stoppen. Dat kan door sjablonen in je huisstijl te gebruiken voor o.a. e-mails, offertes en facturen: strak ogend en enorm efficiënt tegelijk. Maar ook door een nieuw event te baseren op de template van een vorig, waardoor je goedkoper en sneller dezelfde topkwaliteit kan leveren.
- Vermijd verloren communicatie: aan elk evenement werken een pak mensen tegelijk mee. E-mails die elkaar kruisen of onvindbare bijlages zijn haast onvermijdelijk, net als overbodige statusmeetings en paniekerige telefoontjes. Behalve met een centrale database. Daarin sla je e-mails op, maar ook telefoongesprekken, offertes, vergaderverslagen, facturen en e-mails, gekoppeld aan een contact of een event. Zo weet je ten allen tijde wat er werd besproken en met wie.
Gratis aan de slag met CRM
Teamleader helpt ook jouw bureau een op en top professionele uitstraling te combineren met perfect georganiseerde evenementen op maat van de klant.
Meer weten? Start hier jouw gratis proefversie
