Eén van de verantwoordelijkheden van de eventprofessional is om te anticiperen op dingen die fout kunnen gaan voor of tijdens het evenement. Deze taak wordt echter lastiger als je het niet hebt over logistieke uitdagingen maar over beveiligingskwesties.
Zoals Peter E. Tarlow benadrukt in zijn boek Event Risk Management and Safety: "wanneer we mensen samenbrengen op één plek, is er altijd een risico." Van kleine tot grote events, van conventies tot beurzen, van verwaarloosbare tot grote aantallen bezoekers; veiligheid moet altijd een centrale rol spelen in het eventplanningsproces.
Tarlow legt uit: "het is belangrijk voor eventprofessionals om te begrijpen dat het aanzienlijk minder duur is om een risico te beheren vóór een evenement dan nadat de crisis zich heeft voorgedaan". Niets is relevanter, en dat geldt vooral voor grootschalige evenementen. Zoals onderzoeker Colin Michael Hall verduidelijkt, zijn 'grootschalige evenementen' alle "grote beurzen, tentoonstellingen, culturele evenementen en sportevenementen met een internationale status die regelmatig of occasioneel worden georganiseerd." Hij voegt daaraan toe: "een primaire functie van een groot evenement is dat het de gastgemeenschap een mogelijkheid biedt om van het toerisme te profiteren."
Grootschalige evenementen, zoals de Olympische Spelen, internationale concerten of grote culturele manifestaties, vereisen een aantal belangrijke maatregelen. Daarbij moet je rekening houden met het feit dat in dit geval "de beveiliging naderhand hoofdzakelijk belangrijk is voor het gastland/de gaststad, niet voor de organisatoren van het evenement."
Het is echter onmogelijk om het grote aantal mensen dat naar grootschalige events komt te negeren. Dat is de reden waarom organisatoren verantwoordelijk zijn voor het opzetten van beveiligingsparameters en het beheren van riskante situaties. Om dit te doen, moeten eventplanners zich bewust zijn van de geheimen rond crowd management waar niet iedereen van op de hoogte is. Hier volgen een paar:
Geheim #1. Begrijp de massapsychologie
Eén van de grootste risico's tijdens grootschalige events is dat je de controle over de menigte verliest. Zoals Peter E. Tarlow aangeeft: "menigten luisteren niet altijd naar de autoriteiten. Als je ooit een rel hebt bekeken tijdens een rockconcert of een sportevenement weet je dat mensen kunnen veranderen van individuen tot een boze massa, ook al doen de autoriteiten hun best."
Om een grootschalig evenement te overleven, moeten organisatoren weten hoe ze de massa onder controle moeten houden. Het is bovendien belangrijk om te begrijpen hoe je de paniek onder menigten kunt beheersen. Paniek kan zich makkelijk voordoen vanwege de nabijheid (groepspaniek ontstaat hoofdzakelijk door fysiek contact onderling).
Volgens Tarlow: "wanneer paniek ontstaat, verdwijnt de langzame 'groepsbeweging' en worden anderen ontmenselijkt. In paniek hebben mensen de neiging om voor zichzelf te gaan en blind te worden voor de behoeften van anderen". Daarom is het erg belangrijk dat je als organisator van grootschalige events weet hoe masapsychologie werkt en hoe je het kunt beheersen.
Geheim #2. Herken oproermakers
Is het jou ooit overkomen dat je wachtte op het groene licht, toen er ineens een groep overstak door rood, en je de drang voelde om ze te volgen? Groepsgedrag werkt aanstekelijk. Dat is waarom bewuste oproermakers zo gevaarlijk zijn. Wanneer je grootschalige events plant, is het volgens Tarlow belangrijk om mensen op te leiden om mensen te herkennen die van plan zijn lastig te doen of om de massa tot agressief gedrag op te hitsen.
Geheim #3. Stel evacuatieprocedures vooraf op
Er gebeuren vreselijke dingen wanneer de massa in paniek raakt en mensen willen ontsnappen, maar ze geen duidelijke vluchtroute hebben. Zoals Julia Rutherford Silvers aangeeft: "een crisis is een kritisch moment waarop een situatie of omstandigheid kan omslaan tot een catastrofe, die leidt tot schade, verliezen, gewonden en/of doden". Silvers geeft aan dat "alhoewel noodsituaties waarbij evacuatie nodig is zich veel minder voordoen dan massaconflicten, bieden ze het grootste risico op massapaniek en letsel." Om deze situaties te vermijden moeten eventplanners de plattegrond van de eventlocatie bestuderen, knelpunten herkennen en de medewerkers opleiden om vlot de evacuatieprocedures uit te voeren.
Conclusie
Grootschalige evenementen zijn prominent, vooral aangezien ze ontzettende hoeveelheden bezoekers aantrekken. Dat is waarom crowd management, strenge beveiligingsregels en goed beveiligingspersoneel onmisbaar zijn. Natuurlijk kost het tijd, moeite en een grote hoeveelheid training, maar risicobeoordeling en preventieve acties kunnen je gehele evenement voor een ramp behoeden.
