"Wees realistisch!" "Maak een gedetailleerde Excel-spreadsheet aan!" "Wees duidelijk over je doelstellingen!" Dit zijn slechts een paar van de vele tips die eventmanagers krijgen als ze hun eventbudget opstellen.
Velen van jullie zijn waarschijnlijk urenlang bezig geweest met het maken van kleurrijke Excel-spreadsheets, het uitvogelen van de verschillende concepten per kolom en het onthouden van alle leveranciers en diensten waar je voor moet betalen. Maar hoe vaak je je lijst ook nog eens langsloopt, je vergeet altijd iets. Een getal dat je verkeerd hebt berekend, een uitgave die je niet had verwacht...
Maar raad eens? Alhoewel diverse deskundigen en blogs je aanmoedigen om hun stappen te volgen voor een zogenaamd perfect resultaat, loop je altijd het risico om een verkeerd budget op te stellen. Dus voordat je leert hoe je Excel of ingewikkelde wiskundige formules kunt gebruiken om de kosten en uitgaven van je evenement te berekenen, kijken we eens naar de veelvoorkomende fouten die ook jij misschien maakt.
Fout #1. Je vertrouwt te veel op je beredenering
Slecht nieuws: je bent slecht in het maken van rationele beslissingen als het om geld gaat. Goed nieuws: je bent niet de enige. Zo werken wij mensen nu eenmaal. In zijn boek Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions, geeft professor Dan Ariely aan dat hoewel mensen denken dat geldgerelateerde keuzes doorgaans rationeel doordacht zijn, mensen veel minder rationeel zijn als het aankomt op financiële beslissingen.
De onderzoeker legt uit dat wanneer mensen geldgerelateerde keuzes maken, ze vatbaar zijn voor verschillende invloeden vanuit hun omgeving, kortzichtigheid en irrelevante emoties. Laten we zeggen dat je voor je volgende evenement moet kiezen tussen twee cateringbedrijven. De eerste biedt een hogere kwaliteit en diensten dan de tweede, en dit weet je. Het cateringpakket dat je voor je evenement wil moet drankjes, fruit en broodjes bevatten. De prijzen zijn hetzelfde voor beide bedrijven, maar het tweede bedrijf (met lagere kwaliteit en standaards) biedt het fruit er gratis bij.
Dan Ariely's onderzoek toont aan dat hoewel je hetzelfde bedrag voor beide cateraars betaalt, het waarschijnlijker is dat je bij het tweede bedrijf koopt, vanwege het aangeboden gratis fruit. Zoals Ariely benadrukt: "GRATIS! geeft ons zo'n emotionele lading, dat we hetgeen ons wordt aangeboden als veel waardevoller zien dan dat het werkelijk is."
Het resultaat? Je betaalt hetzelfde bedrag, maar zet moedwillig een slechter cateringbedrijf in.
EventProf Tip: het is vrij lastig om de denkfout in deze kleine financiële beslissingen te vinden. Schrijf daarom de voordelen en nadelen van iedere dienst of product op voordat je een beslissing maakt. Op die manier kun je beter in beeld brengen wat je kunt winnen of verliezen. Haast je niet en geef jezelf de tijd om iedere stap te evalueren.
Fout #2. Je betaalt voor slechte diensten of producten
Klinkt gek, toch? Maar het is zo dat je door je financiële beslissingen vaak geld verliest zonder dat je het ook maar doorhebt. Volgens Daniel Kahneman, een bekende psycholoog en de winnaar van de 2002 Nobel Memorial Prize in economische wetenschappen: "de beslissing om extra geld te steken in een verliesmakend product, terwijl er betere investeringen beschikbaar zijn, staat bekend als de verzonken-kosten-misvatting. Dit is een dure vergissing die zowel in kleine als in grote beslissingen wordt gemaakt."
Met andere woorden: de verzonken-kosten-misvatting verblindt je als het aankomt op extra investeringen in producten die niet werken. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je goed geld hebt betaald voor eventmanagement-software. Maar in plaats van dat het je helpt om logistieke problemen op te lossen, blijkt het nutteloos te zijn. Aangezien je erin hebt geïnvesteerd en je aanvankelijk enthousiast was over dit product, zou je zelfs nog meer willen betalen om een geavanceerdere versie van de software te krijgen. Misschien krijg je dan een betere oplossing voor je problemen. Zoals Erik Sherman aangeeft in zijn Inc.com-artikel: "niemand houdt van geld weggooien, dus je denkt dat je de vorige uitgave kunt redden als je iets meer uitgeeft. Dit leidt maar al te vaak tot de situatie waarin we "goed geld achter slecht geld aangooien."
EventProf Tip: als je hebt betaald voor iets dat niet werkt, probeer het dan niet "te redden" door nog meer geld in een geüpgradede of geavanceerde versie te steken. Neem bewuste beslissingen en hou een strikt protocol aan in het geval van producten of diensten die niet aan de verwachtingen voldoen.
Fout #3. Je bent te optimistisch over de uitgaven
Het is altijd goed om positief te zijn over de resultaten die je zult behalen wanneer je een evenement plant, maar dit kan je tegenwerken als het aankomt op je budget. Volgens Daniel Kahneman zullen mensen die te optimistisch zijn bij het opstellen van een projectbudget "veel meer betalen dan ze hadden gedaan als ze een realistisch plan hadden gemaakt en zich daaraan hadden gehouden."
Kahneman stelt: "fouten in het initiële budget zijn niet altijd onschuldig. De makers van onrealistische plannen worden vaak gedreven door het verlangen om het plan erdoor te krijgen door hun leidinggevenden of door een opdrachtgever. Ze worden daarbij ondersteund door de wetenschap dat projecten maar zelden onvoltooid worden afgeblazen vanwege te hoge kosten of te strakke deadlines." En jij? Voel jij de drang om je opdrachtgevers een plezier te doen door ze een fout evenementbudget aan te bieden? Minimaliseer jij onbewust de kosten van de eventplanning, waarbij je onterecht optimistisch bent? Misschien moet je het eventbudget herzien en de lage uitgaven iets realistischer bijwerken.
EventProf Tip: analyseer de contrasten. Nadat je de eerste versie van het budget hebt opgesteld, kijk je er nog eens naar door een negatieve bril, door de uitgaven te verhogen. Daarna bekijk je de 'optimistische' en de 'pessimistische' versie van het budget. Vervolgens zoek je de balans tussen de twee en pas je de uitgaven aan tot een realistischer plan (niet te optimistisch maar ook niet te pessimistisch). Op die manier maak je een betrouwbaarder evenementbudget, waardoor je je opdrachtgevers voor grote verrassingen behoedt.
Conclusie
Wanneer je het budget opstelt bij de organisatie van je volgende event, moet je beseffen dat de echte fouten die je maakt niets te maken hebben met je wiskundige vermogen of je computervaardigheden. Als het aankomt op geld en budgetteren, moet je extra voorzichtig zijn met je rationele denkproces als je beslissingen maakt. Wees er klaar voor om onderuit te gaan en snelle oplossingen te moeten vinden. Loop alles nog eens na, check deze budget checklist en analyseer zorgvuldig de voordelen en de nadelen van iedere keuze die je maakt. Houd bovendien een realistische instelling aan, waardoor je minder snel beïnvloed wordt door irrelevante emoties en externe factoren. Succes!
