De evenementenbranche groeit explosief. Elke dag komen er leveranciers bij en dat is ook het geval voor tentverhuurders. Een groot en divers aanbod is altijd goed, maar het kan ook zo zijn dat je met al die leveranciers, de spreekwoordelijke bomen door het bos niet meer ziet.
Daarom is een zorgvuldige selectie cruciaal. Neptunus deelt een handige lijst met make- or breakpunten om tot de juiste keuze te komen bij de selectie van een tijdelijke event-accomodatie:
- Maak een situatieschets
Wat voor een soort evenement organiseer je? Hoeveel budget is er beschikbaar? Elke tijdelijke accommodatie is afhankelijk van verschillende factoren zoals de locatie (bereikbaarheid, veiligheid, ...), aantal bezoekers, soort evenement, duur en periode (verwarming en/of airco, inhuur- en gebruikskosten, ...) van het evenement.
- Omring je met experts
Samenwerken met 'experts'? Zorg dat ze een duidelijke meerwaarde kunnen betekenen voor jouw event en geef ze alle kansen om hun capaciteiten te benutten. Loop ze niet in de weg maar houd wel altijd jouw eigen belang in het achterhoofd. Het gaat tenslotte om het succes van jouw event.
- Inventariseer welke vergunningen er nodig zijn
Wanneer je een evenement organiseert, moet je al eens vergunningen aanvragen. Alvorens je teveel tijd en energie steekt in het plannen van het evenement zelf is het raadzaam om te inventariseren wat de kans is op het verkrijgen van de vergunning voor jouw tijdelijke accomodatie.
- Investeer in een locatiebezoek
De stem van de organisator is doorslaggevend bij de keuze van een tijdelijke accommodatie. Maar wil je echt succes boeken en onverwachte kosten voorkomen, dan is overleg ter plaatse en het advies van de accommodatieleverancier onontbeerlijk.
- Let op: Goedkoop is vaak duurkoop
Het voorstel dat in eerste instantie het goedkoopst lijkt, kan achteraf nog wel eens tegenvallen. Vraag altijd om een transparante en gedetailleerde offerte. Is er rekening gehouden met terreinomstandigheden, transport van materialen en werktuigen, verankering, afwerking en inrichting? Zo voorkomt je ongewenste verrassingen op de eindfactuur.
- Werk met leveranciers die voldoen aan de strengste nationale en Europese eisen
Als organisator probeer je zoveel mogelijk zaken in eigen hand te houden. Voor buitenevenementen geldt een factor die niet te beïnvloeden valt: het weer. Onstuimig weer kan voor veel problemen zorgen. Beperk de risico's. Doe daarom alleen zaken met leveranciers die veilig werken (VCA-certificering), maar ook kwaliteit en service garanderen (ISO 9001-14001) en waarvan de tentconstructies voldoen aan strenge Europese eisen, waaronder de EN norm 13782.
TOP-TIP: vraag naar referenties en doe ook een 'credit check'.
- Vorm een projectteam met interne en externe partners.
Alle betrokken partijen aan elkaar voorstellen zorgt voor een vlotte communicatie. Timing en verantwoordelijkheden vastleggen is ook van essentieel belang. Zorg verder voor één centraal aanspreekpunt; korte lijnen bevorderen efficiënt werken.
- After-event: Evalueer het project met je accommodatieleverancier.
Veel organisatoren hebben (of nemen) vaak geen tijd om na een event met hun partners samen te zitten en een evaluatie te maken. Toch is dit moment zeer belangrijk om na te gaan hoe jullie de samenwerking kunnen optimaliseren voor toekomstige projecten. Dit zorgt gegarandeerd voor een efficiëntere (lees: goedkopere) aanpak!
"Ben je op zoek naar een betrouwbare en ervaren leverancier van tijdelijke accommodaties voor evenementen of een toekomstige samenwerking? Wij willen je graag helpen! Met 80 jaar ervaring is Neptunus dé specialist in het ontwerpen, verhuren en bouwen van tenten voor evenementen en demontabele gebouwen. Van 10m² tot 20.000m² of zelfs meer, van basic tot luxueus: door het uitgebreide productprogramma en de eindeloze mogelijkheden ben je altijd verzekerd van de juiste oplossing voor uw evenement of huisvestingsvraagstuk. En daar draait het om", vertelt Dominic Scholart, Sales Manager België.
