Een evenement plannen, dat kan iedereen. Met een praktische ingesteldheid, de juiste contacten en een logische planning kom je al een heel eind verder. Veel evenementenkantoren beschikken over bovenstaande basisingrediënten, maar toch merk je dat niet elk kantoor dezelfde resultaten boekt.
Een evenement staat of valt met de service die het kantoor biedt. Bij New Balls Please draait alles rond detailservice. Ze delen dan ook graag enkele tips:
Tip 1: Klant is koning
Wat wil jij als klant? Dat is de vraag van waaruit elk succesvol evenementenkantoor steeds vertrekt. Het is van groot belang dat het bureau voldoende luistert en jouw wensen de grootste prioriteit geeft. Het is immers de taak van een evenementenkantoor om die wens zo goed mogelijk te ondersteunen.
Tip 2: Durf anders te zijn
Kleur buiten de lijntjes en reik nieuwe ideeën aan. Een goed bureau volgt niet steeds klakkeloos al jouw ideeën. Het kan zijn dat je zo tot een betere oplossing komt, dan wat je zelf als opdrachtgever al in gedachten had.
Tip 3: Ondersteuning bij je eigen taken
Bij elke evenement horen taken waarvoor jij zelf als klant (en niet het evenementenkantoor) de eindverantwoordelijkheid draagt. Toch maakt New Balls Please minder onderscheid tussen de taken van de klant en de taken die het als evenementenbureau voor zijn rekening neemt. New Balls Please staat je steeds actief bij met expertise, waardoor zo weinig mogelijk last op jouw schouders rust.
Tip 4: Bereikbaar, dag en nacht
Bij het organiseren van een evenement kan heel wat stress komen kijken. Het is belangrijk dat je jouw evenementenkantoor kan beschouwen als een steunpunt dat steeds te bereiken is wanneer iets ongeplands zich voordoet. New Balls Please biedt die mogelijke service, 24/7.
Tip 5: Een single point of contact
Niets zo vervelend als wanneer je niet weet aan wie je je vragen het best kan stellen. Bij elk evenement stelt New Balls Please steeds een contactpersoon aan. Die persoon onderhoudt een duidelijke communicatie naar de klant.
Tip 6: Kies voor 100% ervaring en instant decisions
Naast een frisse blik biedt New Balls Please ook steeds een houvast en dat door bij elk event een zaakvoerder aan het evenement toe te voegen. Het voordeel daarvan is dat bij elke stap onmiddellijk acties kunnen worden genomen, zonder dat daarbij een overleg met uitstel nodig is.
Tip 7: Heb oog voor het kleinste detail
Van mooie kaarsjes en fijne bloemstukjes in het toilet tot een perfect symmetrische decoropstelling. New Balls Please gaat in tegen de kleinste schoonheidsfoutjes en verwent de zintuigen van zijn klant op de meest subtiele manier. Toon je gasten dat ze die extra effort zeker waard zijn!
Tip 8: Voorkom een crisis door een back-up in te plannen
Het kan vervelend zijn: de dag van het evenement is aangebroken en de projectverantwoordelijke is ziek gevallen. Hoe zorg je ervoor dat het evenement toch nog in goede banen wordt geleid? Tip: voorzie steeds een back-upsysteem, waarbij een andere event manager van het bureau de coördinatie op zich kan nemen. New Balls Please bestaat uit een team van 10 medewerkers, waarvan 7 ervaren event managers die te allen tijde kunnen inspringen wanneer nodig.
Tip 9: Jouw leverancier, jouw partner
Beschouw je leveranciers als partners met een meerwaarde. De locatie, catering, het meubilair, ... Het zijn allemaal factoren die van jouw evenement een topevenement maken. Belangrijk is dan ook dat je bureau je leveranciers de nodige credits geeft.
Tip 10: Ook na het evenement service
Een heldere en transparante communicatie voor en tijdens het evenement is noodzakelijk, maar even belangrijk is het om ook na het evenement voldoende op de hoogte gehouden te worden van welke lessen konden worden getrokken, wat nog kon verbeteren of wat juist een grote troef was. Een debriefing is daarbij het ideale instrument. Ook stopt een evenement pas wanneer de locatie in zijn oorspronkelijk staat werd teruggebracht en wanneer de laatste leverancier zijn materiaal heeft opgehaald. Tot dan is de rol van het evenementenkantoor niet uitgespeeld.
