5 dingen die je moet weten als je een eventlocatie zoekt

Het vinden van een goede locatie voor je evenement kan een heel gedoe zijn. Je moet met een hele checklist voor eventlocaties rekening houden! Is de locatie goed te bereiken? Is er een goede Wi-Fi-verbinding? Werkt het airconditioningsysteem wel goed?

 

Zoals Kevin Van Der Straeten, de oprichter van eventplanner.nl en schrijver van het boek EVENTS 2 - Hoe organiseer je een geslaagd evenement? aangeeft: "de locatie bepaalt grotendeels de sfeer, de aantrekkelijkheid en de uitstraling van je evenement. Met andere woorden: het kiezen van de juiste locatie kan het verschil betekenen tussen succes en falen."

 

Zoals je misschien al weet, zit er niets anders op dan dat je de zoektocht serieus neemt en dat je goed voorbereid bent wanneer je verschillende evenementenlocaties bezoekt. Dit betekent dat je de ruimtelijke indeling van je evenement in beeld moet brengen en dat je al je ideeën van tevoren duidelijk op een rijtje hebt.

 

Hier zijn vijf dingen die je MOET weten, voordat je op locatiejacht gaat.

 

 

Het type evenement en het verwachte aantal bezoekers

Hoewel je geen exact bezoekersaantal zult hebben wanneer je een locatie uitkiest, is het jouw verantwoordelijkheid om een optimaal bezoekersaantal te bepalen. Daarna houd je het aantal aanmeldingen nauwlettend in de gaten (waarbij je de aanmelding sluit als het bezoekersaantal door het dak schiet, of het evenement nog intensiever promoot als het aantal aanmeldingen laag is). Met dit geschatte getal in je hoofd, ga je op zoek naar een locatie die geschikt is voor zo'n bezoekersaantal.

 

Het type evenement kan echter ook het type locatie bepalen. Zoals schrijver Tony Rogers aangeeft in zijn boek Conferences and Conventions: A Global Industry: "de meeste zakelijke conferenties en vergaderingen vinden plaats in vergaderzalen in hotels. Sommigen vinden plaats in daartoe bestemde beurshallen en managementtrainingcentra. Incentive events en corporate hospitality maken vaak gebruik van bijzondere locaties." De schrijver geeft aan dat sommige zakelijke vergaderingen worden gehouden in de universiteit of academische locaties, zeker wanneer "zulke locaties hebben geïnvesteerd in speciale conferentiefaciliteiten van hoge kwaliteit."

 

Deze twee parameters - het karakter van jouw evenement en het verwachte bezoekersaantal - zal het aantal opties verkleinen en zal je locatiezoektocht veel gemakkelijker maken.

 

 

De audiovisuele behoeften van jouw evenement

Normaal gesproken regelen de locaties dit aspect zelf. Als je je audiovisuele behoeften echter niet juist inschat, inclusief bijzonderheden, dan kun je voor nare verrassingen komen te staan.

 

Wat als je eigenlijk van plan was een lichtshow op je event te laten zien en de locatie kan dat niet regelen? Of wat als je iets direct naar drie talen wil laten vertolken, maar de locatie heeft slechts twee speciale ruimtes voor de tolken? In dit geval zou je meer moeten betalen om een derde te installeren.

 

Door duidelijk je audiovisuele behoeften te visualiseren en concrete vragen te stellen wanneer je locatie-aanbieders ontmoet, zul je de geschiktheid van een locatie goed kunnen inschatten. Op die manier kun je een verstandige beslissing maken.

 

 

De hoofdact en wat je daarvoor nodig hebt

Heb je een podium nodig? Zo ja, wat voor podium? Hoe wil je de ruimte indelen? Biedt deze locatie die mogelijkheid?

 

Zoals Kevin Van Der Straeten aangeeft: "je kunt het meubilair en de apparatuur op vele verschillende manieren indelen binnen de beschikbare ruimte. Wanneer je je indeling kiest, moet je rekening houden met het type evenement en het vereiste netto oppervlak per gast/deelnemer. Het totale netto oppervlak is het totale oppervlak van jouw locatie, afgezien van het podium, vrijstaande decoratie en technische faciliteiten."

 

Als je dus verschillende locaties uitprobeert, moet je altijd een schets van de indeling bij je hebben, precies zoals jij je het inbeeldt. Op die manier kun je een nauwkeurige indeling van de ruimte beschrijven aan je locatie-aanbieders en locaties wegstrepen die niet aan jouw wensen kunnen voldoen.

 

 

De sfeer die je wilt neerzetten

De ruimte is van grote invloed op de sfeer en de vibe van jouw evenement. Er is natuurlijk geen objectieve methode om de vibe van een locatie te 'beoordelen'. Je zult je eigen criteria moeten ontwikkelen en daarop moeten vertrouwen. Als je bijvoorbeeld een zeer creatieve sfeer wilt neerzetten, ga dan niet voor hotels. Kies in plaats daarvan voor een locatie in een hippe wijk van jouw stad. Als je aan de andere kant een arty vibe teweeg wilt brengen, kun je voor locaties gaan zoals culturele centra of musea.

 

 

Het cateringtype, de format en het doel

Sommige locaties hebben grote cateringruimtes. Andere locaties zijn misschien perfect voor jouw evenement, maar de capaciteit van hun cateringruimte is niet geschikt voor het type maaltijd dat je wilt laten opdienen. Het kan bijvoorbeeld geschikt zijn voor een lopend buffet en verschrikkelijk voor een zittend diner, voor hetzelfde aantal bezoekers. Als je aan de andere kant koffiepauzes inplant, wil je misschien een netwerkruimte inrichten. In dat geval moet je jezelf afvragen of de locatie groot genoeg is en ervoor zorgen dat je de gewenste ruimtelijke indeling hebt om te netwerken.

 

Call-to-action

Bereid je goed voor voordat je met je locatie-aanbieders afspreekt. Zorg ervoor dat je een goede schatting van het bezoekersaantal hebt en een beschrijving van de indeling die je wil. Wees bovendien bewust van de audiovisuele behoeften van je evenement, de sfeer die je wil creëren en de cateringeigenschappen.

 

Schrijf al deze zaken op en ga op elke afzonderlijk in. Vraag jezelf af wat je nodig hebt om een goedlopend event neer te zetten. Schrijf ook de vragen op die je de aanbieders wil stellen. Ga goed voorbereid naar het gesprek en neem verstandige beslissingen wanneer je je volgende eventlocatie kiest.