Wat doet iedereen voordat ze een kaartje voor je event kopen? Kijken of ze die dag(en) kunnen. Je gasten zullen misschien niet willen komen als hun agenda bomvol zit met belangrijke(re) zaken.
Wat doet een organisator voordat hij of zij begint met plannen? Op de kalender kijken en een dag (of meerdere) uitzoeken om het evenement te houden. Maar zou deze schijnbaar gemakkelijke taak je uiteindelijke evenement sterk kunnen beïnvloeden? Hoe kiest een professional de juiste datum voor het evenement? Is er een goede en een slechte datum als het aankomt op evenementen?
Zoals Kevin Van der Straeten, oprichter van eventplanner.be /.nl aangeeft in zijn boek EVENTS: "het kiezen van de juiste datum, tijd en tijdsduur kan een essentiële factor zijn in het behalen van je doelstellingen". Aan de andere kant stellen Donald Getz en Stephen J. Page dat "de verkeerde datum kan leiden tot concurrentie en conflict." (Er kunnen immers verschillende evenementen zich tegelijkertijd afspelen.)
Wanneer je een evenementdatum uitkiest moet je natuurlijk rekening houden met meerdere aspecten, zoals de beschikbaarheid van je sprekers en van je locatie (als je een specifieke locatie op het oog hebt), evenals met nationale feestdagen en vakantieperiodes. Maar dit zijn niet de hoofdfactoren die zouden moeten bepalen hoe je een datum kiest voor je evenement. Hier volgt een lijst met andere (cruciale) aspecten die je beslissing moeten bepalen:
Factor 1. Gelijktijdige evenementen
Zoals Laurence Carter uitlegt: "soms plannen eventplanners hun evenement op dagen waar het zal concurreren met andere evenementen die mensen aantrekken die anders mogelijk naar hun evenement waren gekomen." Carter vervolgt: “deze andere evenementen kunnen ook de beschikbaarheid van middelen beïnvloeden. Middelen die je misschien nodig had voor je evenement, maar die vervolgens gebruikt worden door andere concurrerende evenementen."
Als er bovendien grootschalige evenementen in je stad zullen zijn, betekent dat dat er minder middelen beschikbaar zijn voor jouw evenement. Dus als je bijvoorbeeld besluit om tegelijkertijd met twee andere congressen een internationale beurs te houden (in een kleine of middelgrote stad), zullen je bezoekers misschien erg moeilijk een hotel of Airbnb vinden, en vliegkaartjes zullen ook al moeilijker te bemachtigen zijn.
Dus wanneer je een eventdatum moet uitkiezen, vraag je aan vertegenwoordigers van het Congresbureau of ze je een lijst met evenementen willen mailen tijdens de periode waar je aan zit te denken. Deze kleine taak kan je een hoop ellende besparen.
Factor 2. Vergelijkbare evenementen op andere plekken
Wees altijd op de hoogte van wat er gebeurt in de wereld. Stel je eens voor dat je de beste cardiologen bij elkaar wilt krijgen voor de eerste editie van een grote internationale conferentie, maar je plant het precies op hetzelfde moment als een bekend jaarlijks cardiologiecongres, dat wordt gehouden in een ander land. Je zult natuurlijk een lager bezoekersaantal krijgen en minder indrukwekkende sprekers in het panel, aangezien de meeste cardiologen, onderzoekers en dokters waarschijnlijk naar het bekende congres willen gaan in plaats van naar jouw evenement.
Factor 3. Vooraf aangekondigde stakingen
Als luchtverkeersleiders of openbare vervoerders staken, kan dat een perfect gepland evenement in slechts een paar minuten om zeep helpen. Bezoekers zullen niet naar het evenement kunnen komen, en je zult het waarschijnlijk moeten afzeggen. Kijk daarom of er stakingen aankomen voordat je een datum prikt. Soms wordt er onaangekondigd gestaakt. Het is mogelijk dat je slechts een paar dagen van tevoren te horen krijgt dat er eentje zal zijn. Dat is een risico van het vak. De meeste stakers zullen het echter publiekelijk aankondigen voordat een grote staking plaatsvindt, zodat mensen andere plannen kunnen trekken.
Factor 4. De beschikbaarheid van leveranciers
Jouw evenement hangt bijna volledig af van je leveranciers. Of het nu om audiovisuele leveranciers, cateraars of bediening gaat, ze hebben allemaal hun eigen schema en een bepaalde vraag naar hun verdiensten. Hou ook de tijd van het jaar in gedachten. In sommige Europese landen zullen mensen bijvoorbeeld op vakantie zijn in juli en augustus. Zorg dat je zeker weet dat je leveranciers beschikbaar zullen zijn en dat ze aan je behoeften kunnen voldoen.
Factor 5. Weersomstandigheden
"Wat doet het weer er nou weer toe? Ik plan geen buitenevenement", denk je misschien. Dat is misschien zo, maar weersomstandigheden kunnen ook binnen evenementen beïnvloeden. Hoe? Laten we zeggen dat je een geweldig sociaal programma hebt, met sightseeing en proeverijen in de oude stad. Hoe zullen je gasten hiervan kunnen genieten als het met bakken uit de lucht komt vallen of als het vriest dat het kraakt?
Conclusie
Naast een gestroomlijnde logistiek en bijzondere belevingen kan de datum ook het succes van je evenement bepalen, dus kies verstandig. Hou rekening met concurrerende evenementen in je stad en vergelijkbare activiteiten elders. Vergeet niet om te kijken of er nog stakingen aankomen en zorg altijd ruim op tijd dat je weet of eventleveranciers beschikbaar zijn. Zorg er tot slot voor dat de weersomstandigheden niet de beleving voor je bezoekers verpesten. Je kan niet met alles rekening houden, maar het zorgvuldig kiezen van een datum kan behoorlijk wat risico's inperken.
