Op de hoogte zijn van data en eventgerelateerde beslissingen maken op basis van je bezoekersprofiel is niet zomaar iets. Het is hetzelfde als het begrijpen van de behoeften van je potentiële klanten voordat je een product lanceert.
Evenementen moeten antwoorden en oplossingen bieden, en kennis waarmee het publiek zelfrealisatie en een positieve transformatie ondergaat. Je kan dit echter niet bieden als je niet weet wat je publiek nodig heeft en verwacht.
Gelukkig, zoals Skift-onderzoeker Greg Oates aangeeft: "eventtechnologiebedrijven worden steeds beter in het bieden van data die CMO's en planners daadwerkelijk kunnen begrijpen, inzetten en gebruiken om op strategischere wijze offline en online betrokkenheid te ontwerpen". Oates legt uit: "veel opdrachtgevers van evenementen en eventplanners willen zoveel mogelijk data hebben om hun eventontwerp te kunnen personaliseren."
Toegang hebben tot informatie over de demografie van je bezoekers, evenals over hun voorkeuren en behoeften is essentieel in het bepalen van je publiek en het ontwikkelen van gepersonaliseerde eventbelevingen. Daarom zijn aanbevelingen zoals "pas het evenement aan op de behoeften van je bezoekers" of "focus je op de prangende behoeften van je gasten" zo veelvoorkomende tegenwoordig.
Zoals Oates echter stelt, "hebben we nog niet het volledige potentieel van eventtechnologie bereikt", wat betekent dat we nog niet simpelweg een app kunnen aanzetten en op wonderlijke wijze meer te weten komen over de behoeften en verlangens van toekomstige bezoekers. We hebben verschillende databronnen nodig. Om je daarbij te helpen hebben we een lijst met stappen samengesteld over hoe je meer informatie kunt verzamelen, waardoor je beter de voorkeuren en behoeften van je bezoekers kunt begrijpen.
Stap 1. Doe speurwerk op social media voor, tijdens en na het evenement
Wees je ervan bewust waar je (potentiële) bezoekers het over hebben op social media. Doe wat onderzoek en kom erachter wat de best werkende hashtags, populaire onderwerpen en relevante discussies zijn.
Bekijk waar de relevante influencers zich zorgen om maken en wat de meningen of reacties van hun volgers zijn. Duik diep in social media-onderzoek en verzamel zoveel mogelijk data. Hiermee stel je een uitgebreide lijst met belangrijke onderwerpen, reacties en interesses op, evenals belangrijke influencers (die je vervolgens kunt uitnodigen op je evenement), etc. Met deze data op zak, krijg je belangrijke inzichten waarmee je een evenement kunt plannen en runnen die gefocust is op de actuele behoeften, voorkeuren en interesses van je doelgroep.
Stap 2. Stuur enquêtes rond en ondervraag je potentiële bezoekers
Laten we zeggen dat je een handige eBook wil schrijven om je klanten te helpen. Je hebt een schat aan informatie, maar je weet niet zeker welke informatie het relevantst is voor je potentiële lezers. Mogelijke lezers een enquête sturen klinkt als een haalbare optie, toch?
Dus waarom zou je dat niet doen voor je volgende evenement? Als je al een mailinglijst hebt van je vorige evenement en deze mensen zijn je voornaamste doelgroep, vraag ze dan wat zij vinden waar je volgende evenement over moet gaan. Zelfs maar een paar reacties kunnen je al waardevolle inzichten bieden over de voorkeuren of problemen van je gasten, waardoor je je aankomende evenement kunt aanpassen op de verwachtingen van mensen.
Stap 3. Gebruik data van voorgaande evenementen
Wat doe je met alle data die je in het verleden hebt verzameld? Je stopt het waarschijnlijk gewoon weg, of niet? Maar waarom zou je het niet proberen te analyseren en er conclusies uit trekken, en het raadplegen wanneer je het nodig hebt? Als je eventmanagementsoftware of een app gebruikt, zorg dan dat je begrijpt hoe je je bezoekers kunt volgen en hoe dataverzameling werkt.
Stap 4. Stel een slim aanmeldingsformulier in
Denk goed na over het kiezen van de tekstvelden voor het aanmeldingsformulier. Als je dit goed aanpakt, zal het formulier je helpen meer over je publiek te leren. Laten we zeggen dat je de traditionele netwerksessies wilt vervangen door een aantal B2B-vergaderingen voor je gasten. Om te zorgen dat deze dynamiek werkt, voeg je een veld toe aan het aanmeldingsformulier, waarin je vraagt aan mensen waarnaar ze zoeken of wat ze te bieden hebben op het evenement. Met deze informatie kun je de juiste ontmoetingen regelen tussen de juiste bezoekers, waarbij je vraag en aanbod aan elkaar verbindt.
Stap 5. Houd live polls tijdens het evenement
Eén van de beste manieren om je bezoekers te begrijpen is door live polls uit te voeren tijdens presentaties. Bepaal welk type data je zou willen verzamelen en plan een aantal vragen (met meerdere antwoorden). Vraag vervolgens de moderator (of de spreker) om een live poll te houden tijdens de presentaties en motiveer mensen om de vragen te beantwoorden. Als je de juiste vragen stelt, zul je de data hebben om je bezoekersbeleving te verbeteren en om misschien de volgende keer zelfs een beter evenement te runnen.
Conclusie
Er zijn meerdere manieren waarop je data kunt verzamelen over de voorkeuren en behoeften van je (potentiële) bezoekers. Van live polls tot enquêtes voorafgaand aan het evenement; je hebt een aantal middelen tot je beschikking om alles te leren over je publiek. De uitdaging is nu om te beslissen welk type informatie je naar zoekt en hoe dit alles je helpt om je bezoekers een betere ervaring te bieden.
