De meeste organisatoren zijn het erover eens dat bij het plannen van evenementen tijd en energie schaars zijn. Van het jongleren van meerdere taken tot het oplossen van onverwachte situaties; eventprofessionals raken vaak volledig opgebrand, met bijna geen pauzes (en al helemaal geen tijd voor familie).
Hier zijn verschillende redenen voor. Ten eerste kost het plannen en runnen van een evenement een grote hoeveelheid mentale energie, die meestal wordt verspild aan het beheren van een ontzettende hoeveelheid details. Het is alsof je een volledig witte puzzel van 1000 stukjes probeert op te lossen. Ten tweede is ons werk afhankelijk van leveranciers en teamleden, wat betekent dat constante communicatie vereist is. Dit kan zowel tijdrovend als slopend zijn, zeker wanneer partijen elkaar niet of maar weinig begrijpen. Ten derde is ons vakgebied ontzettend uitgebreid, en bevat alles; van webdesign tot eventmarketingstrategie, en we moeten rekening houden met ieder evenementgerelateerd aspect.
In de meeste gevallen zit de wortel van onze problemen echter dieper dan we denken. Omdat we zoveel taken tegelijkertijd moeten oplossen, zijn onze hoofden op een miljoen plekken tegelijk.
Ga maar na: laten we zeggen dat je 's morgens op je werk verschijnt, en nadat je een uur besteedt aan je mailbox, begin je met het updaten van de eventwebsite. Plots krijg je een nieuw e-mailbericht binnen. Je besluit het bericht te lezen en te reageren (ook al is het niet belangrijk). Intussen komt een collega naar je bureau om je advies te vragen over het ontwerp van de eventbrochure. Iets later ga je terug naar je computer en log je in op je Facebook-account. Nadat je 10 minuten hebt gescrold, herinner je je de eventwebsite en besluit je het tot morgen uit te stellen, aangezien je je nu moet voorbereiden op een vergadering. Klinkt dit je bekend in de oren?
Maar raad eens? Dit is precies de reden dat wij als eventplanners meer tijd en energie verspillen dan we zouden moeten. De hoeveelheid taken die we moeten uitvoeren, plus het aantal 'brandjes' dat we moeten blussen, verlagen ons concentratievermogen, waardoor we minder efficiënt beginnen te werken.
Volgens Cal Newport, schrijver en hoogleraar Computer Science aan de Georgetown University, is het heen en weer schieten tussen verschillende taken funest voor ons concentratievermogen. Meerdere afleidingen beperken onze productiviteit en het vermogen van ons brein om zich te focussen op belangrijke cognitieve taken.
Met dit in het achterhoofd: wat kan je doen om tijd en energie te besparen, om efficiënter te werken? Deze tips zouden moeten helpen:
Tip 1. Stop met wisselen tussen verschillende taken
Zoals Newport stelt: "constant wisselen tussen taken kan je beschouwen als het verzwakken van de mentale spieren die verantwoordelijk zijn voor de vele dingen die om je aandacht schreeuwen." Hoe vaak ben je aan het multitasken? Laat je vaak één taak half opgelost om alweer met een andere te beginnen of om met een collega te praten? Misschien wordt het tijd om daar wat aan te doen. Focus je op één ding per keer, totdat je het afkrijgt. Op die manier kun je je aandacht focussen, en je zult er geleidelijk achter komen dat sommige taken minder tijd en moeite kosten dan je aanvankelijk dacht.
Tip 2. Beperk de tijd die je besteedt aan e-mail en social media
Het kost extreme wilskracht om niet op je social media te kijken. Het kost ook te veel tijd (en energie) om altijd verbonden te zijn. Kun je jezelf uitdagen om je social media-tijd tot 15 minuten per dag te beperken? Deze strategie helpt je om je focus te bewaren voor belangrijkere, werkgerelateerde zaken. Wat e-mails beheren betreft, is het niet echt praktisch om de tijd die je aan e-mails beantwoorden besteedt te beperken. Als eventprofessional zijn er soms dagen dat je uitsluitend bezig bent met problemen oplossen via e-mail. Als je echter gefocust bent op andere taken en er geen hoge nood is, plan dan een specifiek uur in waarop je je uitsluitend focust op het reageren op e-mails.
Tip 3. Plan vergaderingen in de middag
We weten allemaal hoe lang en vermoeiend vergaderingen kunnen zijn. Soms ben je na zulke vergaderingen te gesloopt om te werken, dus sla je aan het uitstellen. Soms kun je je na een intense ochtendvergadering nauwelijks focussen.
Daarom is het een goed idee om ochtenden volledig te wijden aan het voltooien van taken op je to-do-list. Daarna kun je de gehele middag volplannen met verschillende vergaderingen met teamleden, leveranciers of opdrachtgevers. Je zult in de middag niet zo fris zijn als in de ochtend, maar je zult genoeg energie hebben om een efficiënte vergadering te runnen, zeker wanneer je weet dat je je taken voor de dag al hebt voltooid.
Tip 4. Beperk het aantal onverwachte onderbrekingen
Open werkplekken kunnen inspirerend werken, maar onverwachte onderbrekingen kunnen zich voordoen. Zeker wanneer iemand wat nieuws wil delen of je om advies wil vragen. Hierdoor verslapt je focus en stel je je taken uit. Maar zoals schrijver David Allen aangeeft in een eventplanner.tv interview over zijn boek 'Getting Things Done': "je kan maar één ding tegelijk doen."
Deze onverwachte onderbreking houden je van het voltooien van je werk, waardoor je tijd en energie verspilt. Laat anderen daarom wanneer mogelijk weten dat je aan iets aan het werken bent, maar dat je ze later kan helpen. Je kan zelfs een bepaald uur inplannen waarin je het werk kan onderbreken om anderen te helpen (behalve natuurlijk wanneer er zich onverwachte crises of noodgevallen voordoen).
Call-to-action
Net zoals wilskracht, is aandacht een beperkt goed dat je dagelijkse efficiëntie en productiviteit beïnvloedt. Dus als je tijd en energie wil besparen bij het plannen van je volgende evenement, moet je leren om beide te beheren. Begin door het aantal afleidingen te beperken. Beperk de tijd die je doorbrengt op social media of aan het beantwoorden van onbelangrijke e-mails. Plan ook een onderbrekingsvrije tijd voor jezelf in, waarin je je kunt focussen en werken zo lang als je kan zonder onderbrekingen. Plan je vergaderingen in de middag en houd ochtenden vrij voor taken die je absolute focus vereisen. En tot slot: stop met het constant wisselen tussen taken. Hiermee help je je brein de 'aandachtsspier' aan te spannen, en kun je beter werken, waarbij je tijd en energie bespaart.
