Een korte show kan je evenement altijd interessanter maken, en het verbetert zowel de stemming als de belevenis van de bezoekers. Entertainmentsessies zijn echter niet altijd even makkelijk te combineren met het eventprogramma. Als je je gasten wilt verrassen, kan je altijd overwegen om een 10 minuten durende show op te zetten die ze op verrassende wijze aanspreekt.
Zoals eventprofessional Julia Rutherford Silvers aangeeft in haar boek: "entertainment is datgene wat de aandacht grijpt en vasthoudt, wat op leuke manier afleidt en wat vermaakt. Entertainment is in een of andere vorm te vinden op bijna alle evenementen, vooral om de eventbelevenis te versterken. Zelfs de meest serieuze congressen maken vaak gebruik van diskjockeys en bands om het evenement meer betekenis te geven."
Met andere woorden: een entertainmentshow moet volledig in lijn zijn met het eventconcept, mag niet de belevenis van de bezoekers verstoren en moet de boodschap die je tijdens het evenement wil overbrengen versterken. Aan de andere kant, zegt Kevin Van der Straeten, schrijver en ondernemer, is het entertainmentgedeelte juist wat de gasten zich het beste zullen herinneren. Dit komt doordat een entertainmentshow de activiteit is die het sterkst mensen hun gevoelens aanspreekt. Zoals Kevin aangeeft: "mensen houden ervan om anderen te vertellen over spectaculaire of memorabele optredens die ze hebben meegemaakt, terwijl ze slechte acts dezelfde avond alweer vergeten zijn. Om die reden is het goed om entertainment erg serieus te nemen: neem er de tijd voor en doe de moeite om de juiste animatie en entertainers te vinden."
Met het oog hierop hebben we besloten om je op weg te helpen met deze moeilijke taak, door je een aantal tips te geven over hoe je op je volgende evenement goed entertainment neerzet.
Tip 1. Bepaal wat voor soort optreden je neer wil zetten
Kiezen uit het grote aantal entertainmentacts en optredens kan een nachtmerrie blijken, vooral als je niet weet waar je naar op zoek bent. Daarom moet je eerst nadenken over je einddoel, voordat je begint het entertainment op te zetten. Wat voor gevoelens wil je opwekken? Wat voor effect wil je dat de act heeft op je bezoekers? Hoe wil je dat ze reageren?
Zoals Rutherford Silvers stelt: "variété-entertainment wordt ingezet om de aandacht van de bezoekers meteen te grijpen en te verplaatsen. Special effects worden gebruikt om een uitreiking te versterken, vuurwerk zorgt voor een schokkende finale tijdens een kwaliteitsevenement." Ze besluit: "de juiste activiteit zal de waarde van de belevenis verhogen".
Tip 2. Zoek entertainers die aansluiten op jouw doelstellingen
Zodra je hebt bepaald welk soort entertainment het beste werkt voor jouw evenement, ga je op zoek naar de entertainers. Je vindt ze meestal op de meest onverwachte plaatsen. Je kan bijvoorbeeld aan je team vragen of iemand een entertainer kent die zou willen optreden op jouw evenement. Je kan ook plaatselijk talent scouten om geschikte artiesten te vinden. Het is goed mogelijk om minder bekende maar toch goede entertainers te vinden met wie je over zachte tarieven kan onderhandelen die je eventbudget niet aan diggelen slaan.
Tip 3. Boek je entertainers verstandig
Het grote risico dat je loopt wanneer je een amateurentertainer inschakelt, is dat het optreden niet erg goed zal zijn. In dat geval kan het een negatieve herinnering achterlaten over het evenement, en natuurlijk wil je niet dat dat gebeurt. Voordat je entertainers boekt bekijk je daarom best eerst hun 'social proof'. Hebben ze een webpagina met afbeelding of video's van andere evenementen? Hebben ze reviews van hun tevreden klanten? Waar is de 'social proof' die hun talent en vaardigheden bewijst? Wees altijd voorzichtig wie je inhuurt als je zeker wil weten dat je een sterk optreden krijgt op je evenement.
Tip 4. Plan de entertainmentagenda in
Je kan niet zomaar een optreden inplannen wanneer je een lege plek hebt in je eventagenda. Je moet het verstandig aanpakken. Plan bijvoorbeeld geen optreden in op de eerste dag van het evenement. Het is beter om te wachten tot de tweede of derde dag. Tijdens de eerste dag hebben de internationale bezoekers misschien last van de jetlag, en alle anderen moeten nog even acclimatiseren, dus niemand zal werkelijk genieten van het optreden.
Tip 5. Licht entertainers in en bespreek hun behoeften
Verschillende soorten optredens en artiesten vereisen bepaalde apparatuur en installaties. Nodig de entertainers uit om de eventlocatie te zien en laat ze je vertellen wat ze nodig zullen hebben. Plan een vergadering met ze in, waar ook de technisch hoofdverantwoordelijke aanwezig zal zijn, voor het geval dat ze zijn of haar directe hulp nodig hebben om het podium in te richten. Wees je er ook van bewust dat ze misschien hun act ter plaatse moeten oefenen voordat het evenement begint.
Tot slot
Als je een entertainment-act voor je bezoekers opzet, moet je hun belevenis van begin tot eind ontwerpen. Wees zorgvuldig in het uitzoeken van het soort entertainment dat het best aansluit op je doelstellingen. En zorg ervoor dat de entertainers die je inhuurt genoeg bewijs hebben van hun talent en vaardigheden. Vergeet niet dat een optreden niet alleen draait om de lol; het moet ook de belevenis van je bezoeker versterken. Daarnaast verbindt het verschillende onderdelen van je evenement met elkaar.
