Een belangrijke trend die het aankomende jaar een grote rol zal spelen zijn co-creatieve evenementen. Hoewel co-creatie zeker geen nieuw concept is, heeft het een naam opgebouwd als zeer efficiënte engagementtool.
Bezoekers zijn niet langer afhankelijk van deskundigen of gerenommeerde sprekers. Ze hebben niet langer eventprofessionals nodig voor het kiezen van de meest geschikte eventbelevingen, of zich zorgen te maken over het ervaren van betekenisloze belevingen.
Zoals Francis Gouillart, de president van Experience Co-creation Partnership, uitlegt voor de Harvard Business Review: "bij co-creatie geef je klanten het recht om deel te nemen aan het ontwerp van hun eigen beleving, niet alleen door ze input te laten geven over wat ze wel en niet leuk vinden zoals in traditioneel marktonderzoek, maar ook door ze tools te geven waardoor ze daadwerkelijk designers worden."
Als je deze definitie toepast op de evenementenwereld, kunnen we zeggen dat co-creatie betekent dat we onze bezoekers de kans geven om hun eigen beleving te ontwerpen. Met andere woorden: de individualistische aanpak is verschoven naar collectieve kennis en actieve co-creatie. Grote publieken hebben de mogelijkheid gekregen om te bepalen hoe het evenement zich uitpakt, en bezoekers zien dat ze de mogelijkheid hebben om bepaalde keuzes te maken die hun eventbeleving zal vormen in lijn met hun behoeften en verwachtingen.
Event-co-creatie vormt zowel het heden als de toekomst van de evenementensector. Door voor een samenwerking tussen de bezoekers te zorgen, wordt co-creatie de beste tool voor real-time bijdragen en waarde. Dus als je de beleving van je bezoekers wil verbeteren door ze het evenement te laten co-creëren, dan doe je dat zo:
Tip 1. Zorg voor een veilige omgeving
Als je wil dat je gasten zich op efficiënte wijze inzetten voor je evenement, moeten ze zich comfortabel en veilig voelen. Vraag de moderator of spreker om je hierbij te helpen, door de bezoekers erbij te betrekken met een eerste oefening. De regels zijn simpel: iedere gast moet de handen schudden met de persoon naast hem/haar (iemand die ze niet kennen, niet een kennis of een vriend) en een beetje persoonlijke informatie delen (naam, beroep, locatie, verwachtingen van het evenement, ...). Hierdoor openen bezoekers hun deuren en zullen ze gewilliger zijn om deel te nemen aan co-creatieve activiteiten.
Tip 2. Zet improvisatietheateractiviteiten op
Improvisatietheater is een buitengewone oefening voor co-creatie. Het kan door twee of meer mensen gedaan worden. Dit is hoe het werkt: één persoon begint door een woord te zeggen (bijvoorbeeld "ik") en de andere persoon moet verder gaan door een ander woord te zeggen (bijvoorbeeld "ben"). Deze activiteit moet herhaald worden, waarbij iedere persoon in de groep de keten voortzet. Het leidt vaak tot een (soms onzinnig of onsamenhangend) verhaal.
Onthoud dat iedere bezoeker minstens één keer moet bijdragen. Deze activiteit kan ontzettend leuk zijn en helpt bovendien je gasten om zich op hun gemak te voelen met het gevoel van onzekerheid. Door je publiek aan te moedigen om zichzelf te betrekken bij het improvisatietheater, zorg je dat ze vatbaarder zullen zijn voor co-creatie en worden ze meer betrokken bij het evenement.
Tip 3. Vergroot eventbetrokkenheid door diversiteit
Zorg dat de Q&A-sessie niet het enige interactiemoment is. Je zult er geen co-creatie mee bereiken. Je moet diversiteit aanbieden, evenals een aantal activiteiten die co-creatieve situaties opleveren. Als je bijvoorbeeld tijdens het pre-event de bezoekers vraagt om op de sprekers die ze willen horen of de onderwerpen die ze willen bespreken. Moedig tijdens het evenement e gasten aan om te co-creëren tijdens een aantal gemeenschappelijke activiteiten waarvoor ze rond de kamer moeten bewegen en ideeën moeten uitwisselen.
Tip 4. Moedig sprekers aan tot interactie met bezoekers voorafgaand aan het evenement
Zo beginnen de meeste evenementen: de bezoekers komen de eventlocatie binnen, de sessie begint, de moderator stelt de eerste spreker voor, de bezoekers klappen en de spreker begint met praten. Er is geen initiële interactie tussen de bezoekers en de spreker, waardoor er normaal gesproken een barrière ontstaat tussen het publiek en wat er gebeurt op het podium. Deze format maakt het lastig voor de bezoekers om co-creatief aan de slag te gaan.
Om te voorkomen dat dit gebeurt, moedig je de spreker aan tot interactie met de gasten voordat het evenement begint. Hij of zij kan de zaal 10 minuten voorafgaand aan de sessie betreden en met mensen kletsen. Hierdoor voelt iedereen zich meer ontspannen, en wordt die emotionele afstand tussen het publiek en de podium al wat verkleind.
Tip 5. Zorg voor een groepsactiviteit die draait om het vinden van oplossingen
Event co-creatie draait tegenwoordig om het produceren van kennis. Sprekers zijn niet meer de 'beste deskundigen', nee, bezoekers kunnen tegenwoordig ook een geweldige bron van informatie en wijsheid zijn. Om dit potentieel te gaan verkennen, moedig je je gasten aan tot co-creatieve activiteiten die draaien om het vinden van oplossingen voor veelvoorkomende problemen.
Conclusie
Alhoewel 'co-creatie' geen nieuwe term is, begint de evenementensector pas net zijn ware potentieel in te zien. Door je bezoekers aan te moedigen om deel te nemen aan co-creatieve activiteiten, verplaats je de spotlight van het podium naar het publiek. Maak je gasten de hoofdrolspelers en zet een nieuwe toon op voor het evenement, waarbij iedereen gelijk is en werkt aan het gemeenschappelijk belang.
