Heb je ooit één van die dertien-in-een-dozijn eventplanningschecklists gedownload, met het idee dat het logistieke proces hetzelfde is voor iedereen? Heb je ooit geprobeerd om je evenement te managen door middel van vooropgezette to-do-lijsten die eigenlijk nergens op slaan? Heb je een eventprotocoldocument dat je nooit gebruikt?
Wat denk je? Ook al druist het misschien tegen je gevoel in, het planningsproces is verschillend voor ieder evenement. Je kan misschien puntsgewijs de algemene planningsonderdelen zoals de locatie, de audiovisuele vereisten en de event-branding afwerken, maar ieder evenement is een nieuw speelveld dat je geleidelijk moet verkennen.
Daarom is het voor het plannen van een nieuw evenement belangrijk om een behoeftenanalyse uit te voeren. Zoals schrijver Kevin Van der Straeten aangeeft in zijn boek EVENTPLANNER: "één van de meest onderschatte (en vergeten) aspecten van eventmanagement is de logistieke kant van het verhaal. Het is niet alleen belangrijk om te vragen wat er moet gebeuren; het is net zo belangrijk om te vragen hoe je het voor elkaar krijgt."
Door de behoeften van je evenement in kaart te brengen, kan je een efficiënt actieplan opstellen, op basis van de taken die je moet volbrengen en de manieren waarop je het kan doen. Als je dat niet doet, loop je het risico dat je een slecht gecoördineerd evenement zult hebben, wat je imago als professional kan schaden. Om te zorgen dat je een perfect planningsprotocol hebt, moet je een behoeftenanalyse uitvoeren voor je evenement. Zo doe je het:
Stap #1. Beantwoord de 'W'-vragen
Begin de behoeften van het evenement te inventariseren door jezelf (en je opdrachtgevers) de 'W'-vragen te stellen:
- Wat: wat voor type evenement ga je plannen? Is het een binnen- of buitenevenement? Hoe groot is je evenement?
- Waarom: waarom hou je dit evenement überhaupt?
- Waar: waar vindt het evenement plaats?
- Wanneer: wat is de tijdsplanning voor het evenement? Heb je een specifieke datum of seizoen nodig, of is het flexibeler?
- Wie: wie zijn je potentiële bezoekers en wat zijn hun behoeften?
Al deze vragen helpen je de format van je evenement te ramen, en je zult eveneens de behoeften kunnen identificeren terwijl de details naar boven komen.
Als je evenement bijvoorbeeld een hackathon is voor professionals uit de computerwetenschappen, zul je onmiddellijk weten wat de behoeften van je evenement zijn (snelle Wi-Fi, specifiek meubilair, open buffet, ...). Jouw doel hierbij is om alle behoeften op een rijtje te zetten door de bijzonderheden van het evenement in kaart te brengen.
Stap #2. Analyseer je vermogen
Van je budget tot je personeel; je moet weten wat je mogelijkheden zijn. Het is alsof je op een lange reis gaat: je moet precies weten wat je inpakt. Als je bijvoorbeeld niet genoeg ruimte hebt voor een cocktaildiner op de eventlocatie, kun je misschien overwegen om uit te reiken naar dichtbij zijnde restaurants. Of, als je niet genoeg ruimte hebt in het budget om audiovisuele apparatuur te huren, is het misschien praktisch om een andere inrichting voor het podium te kiezen.
Ga altijd na wat voor behoeften je evenement heeft en over wat voor middelen je beschikt. Vervolgens zul je weten in hoeverre je alles kunt voorzien wat je nodig hebt en op welke punten je misschien een beetje zult moeten besparen.
Stap #3. Stel de doelen van je evenement vast
Nog een manier om de doelen van je evenement te identificeren is door de doelen of uitkomsten die je wil behalen te evalueren. Als het je bedoeling is om te zorgen dat je bezoekers zakenrelaties op kunnen bouwen, dan zal het misschien nodig zijn om een B2B-matchmaking dynamiek te plannen.
Uiteindelijk zal je lijst met behoeften groeien en moet je je met een groter aantal handelingen bezigen. Als het je doel is om unieke belevingen te leveren, zul je een aantal eventbehoeften moeten invoeren met betrekking tot het sociale programma voor de bezoekers. Alhoewel de 'W'-vragen belangrijk zijn voor de eerste stap, zul je door het stellen van doelen de behoeftenanalyse verfijnen.
Stap #4. Voer een haalbaarheidsanalyse uit
Zoals Anton Shone en Bryn Parry stellen: "de haalbaarheid van een evenement is misschien niet eens overwogen, aangezien het "zo'n goed idee leek". Maar de meeste eventplanners zouden zonder twijfel hun voordeel doen uit een brainstormingfase waarin verschillende ideeën worden ingebracht en wordt gespard om te zien 'welke het beste werkt'."
Voor de behoeftenanalyse speelt de haalbaarheidsanalyse een cruciale rol. Er zijn situaties waarin bepaalde eventbehoeften niet worden geïdentificeerd of er misschien een aantal 'behoeften' waren, die niet nodig bleken. Het wordt altijd aangeraden om te gaan zitten met je eventteam en alle behoeften die je al geïnventariseerd hebt te dubbelchecken.
Stap #5. Verdeel op de juiste wijze de middelen waar je over beschikt
Op dezelfde verstandige wijze waarop je je plannings- en marketingbudget verdeelt, moet je de bestaande middelen inzetten om aan bepaalde behoeften te voldoen. Je moet bijvoorbeeld bepaalde taken op een proportionele wijze aan je eventteam delegeren, zodat iedereen hun werk kan doen zonder zich overrompeld of juist verveeld te voelen.
Call-to-action
De allereerste stap die je moet nemen voordat je een evenement plant is een grondige behoeftenanalyse uitvoeren, waarbij je de aankomende handelingen in kaart brengt. Als je dit doet, zul je volledige controle hebben over de eventlogistiek, omdat je precies weet hoe je je middelen moet verdelen.
