Een event organiseren volgt dezelfde logica als het runnen van een bedrijf. Correct of niet?
Denk hier even over na. Om te beginnen is een evenement in de meeste gevallen financieel gedreven, of het nu gaat over geld investeren om een event te organiseren of de ROI zoeken die zich vertaalt in geld (ticketverkoop, bijvoorbeeld). Ten tweede, de impact van de planning van een evenement is afhankelijk van de betrokken stakeholders, van serviceproviders tot sponsors. Ten slotte, als je geen strategie hebt om je (financiële) middelen correct toe te kennen, is de kans kleiner dat je succesvol zal zijn.
Als je een evenement wil organiseren dat waarde toevoegt, heb je een echte businessmentaliteit nodig. Wat betekent dit juist? Een businessmentaliteit of een ondernemersmentaliteit focust zich op groei, innovatie en een strategisch actieplan. Los van dit zal deze attitude je ook helpen uitdagingen te voorspellen en systematisch te optimaliseren, steeds op zoek naar inzichten en schaalbaarheid.
Een eventprofessional met een ondernemersspirit begint altijd met zijn strategie te definiëren en gaat op zoek naar nieuwe manieren om de gewenste ROI en KPI indicatoren te bereiken. Meer nog, de eventorganisator met een bedrijfsinsteek zal meer geneigd zijn om (rationeel) te investeren in de nodige resources, en zijn tijd en inspanningen steken in iets dat buitengewoon is en nog meer winst oplevert. Winst kan dan zijn geld zijn of andere doelen die de persoon in kwestie wil bereiken. De eventorganiser wordt een leider voor zijn team, die een duidelijke visie kan uiteenzetten die nodig is voor de samenwerking en de positieve resultaten.
Ben jij benieuwd hoe je deze businessmindset kunt verwerven? Hier is hoe je het doet:
Stap #1 Bepaal het businessmodel van je event
Als je belangrijkste doelstelling is evenementen te organiseren voor je omzet te laten stijgen, dan is een lucratief businessmodel essentieel. Met andere woorden, je moet jezelf de vraag stellen hoe je je omzet gaat verhogen.
Bijvoorbeeld, als je meer winst wil verkrijgen via de ticketverkoop, hoeveel tickets moet je verkopen om al je uitgaven te coveren? Klopt dat aantal met de hoeveelheid gasten dat geschikt is voor jouw locatie, of moet je uitkijken naar een andere plek? Of als je winst wil maken via het verkopen van merchandise, is het misschien een optie om de inkomsten van je bedrijf te verhogen door je gasten te laten betalen.
Het maakt niet uit waarom je je event organiseert, in businessmodel moet je documenteren hoe je van plan bent om je winst te laten groeien.
Stap #2 Wie zijn je bezoekerspersona’s, en hoe ga je hun aandacht trekken?
Elk bedrijf draait rond zijn publiek. Om je event echt succesvol te maken, moet je rekening houden met de noden en verwachtingen van je doelgroep. Daarom is het bijzonder belangrijk om helder te hebben wie je bezoekerspersona’s zijn (dat zijn fictieve karakters die de meest voorkomende en duidelijke karakteristieken vertonen van je ideale publiek).
Identificeer dan waar je deze mensen kunt vinden en zet een krachtige marketingcampagne op om hun aandacht te trekken en hen in de richting van je evenement te trekken.
Stap #3 Identificeer welke problemen je zal oplossen door het organiseren van je event
Succesvolle zakenmensen zijn altijd gefocust op het helpen van anderen in het overkomen van uitdagingen. Om deze mindset aan te nemen, is het cruciaal om de noden van je bezoekers te identificeren en daarbij te noteren welke van hun problemen je zal oplossen door jouw event.
Vervolgens is het je verantwoordelijkheid om deze oplossingen te ‘verpakken’ in je eventdynamieken (dat kunnen zijn kennistransfer, co-working spaces, netwerksessies, executive chats met industry leaders, enz.). Zo geef je je bezoekers de antwoorden waar zij naar op zoek zijn. Deze specifieke mindset zal je event transformeren naar een referentie-event en zal meer mensen motiveren om naar een volgende editie te komen.
Stap #4 Leg je KPI’s vast
Een echte concurrentiegerichte businessmindset steunt op meten en schalen. Dus wanneer je je businessmodel vastlegt, zorg er zeker voor dat je je KPI vastleg. Deze zullen voornamelijk afhangen van de doelstellingen die je wil bereiken.
Als je meer tickets wil verkopen, zullen je KPI’s verwijzen naar de totale verkoop van tickets. Als je je merkbekendheid wil versterken, dan zal je de activiteiten van je deelnemers op de sociale media meten, …
Je KPI’s vastleggen in het begin van het proces helpt je je plan strategischer te maken en die acties te ondernemen die hogere scores garanderen.
Stap #5 Wat is je strategie rond deelnemersretentie?
Het ontwikkelen en toepassen van een businessmindset wanneer je een event organiseert, is het ontwikkelen van een brede visie en het voorspellen van de toekomst. Je mag je dus niet focussen op alleen je event succesvol te laten verlopen.
Je moet ook nadenken over zijn voortbestaan, of op zijn minst de relatie met je deelnemers koesteren na je event. Dus voordat je begint aan je nieuwe editie, zoek naar manieren om de loyaliteit van je vorige bezoekers te behouden.
In het kort
Een businessplan is onmisbaar, of het nu is om een positieve ROI te realiseren of om je sponsors tevreden te stellen. Dit is helaas niet genoeg, en het zal succes op langere termijn niet garanderen. Alles hangt af van je attitude en een proactieve mindset. Laat je logistieke planningsrol maar lekker links liggen en begin te denken als een echte entrepreneur of zakenman/vrouw. Veel succes!
