Aan de organisatie van een evenement gaan veel voorbereidingen vooraf. Maar wellicht het belangrijkste onderdeel van een bedrijfsevenement is het moment van informatie overdracht; een speech van de CEO, een productlancering, voorstelling van de bedrijfsresultaten, inspiratie en motivatie voor salesteam, ... Op dat moment is de juiste toon, de juiste boodschap heel erg belangrijk.
En helaas zien we toch dat aan uitgerekend dat moment onvoldoende aandacht besteed wordt. De link tussen de event organisatie en de sprekers is vaak zoek. Maar als beide mooi op elkaar afgestemd worden, wordt de volledige organisatie één geheel. Concept, vorm én inhoud moet bij elk evenement op elkaar afgestemd worden. De experts van SmartPresentations geven hieronder enkele handige tips om dit correct aan te pakken.
Tips om concept, vorm en inhoud af te stemmen
- Ga met de belangrijkste sprekers aan de slag om de hoofdlijnen van hun presentaties te bespreken nadat het concept is bepaald. Zorgen ervoor dat de inhoud aansluit bij het concept en er geen overlappingen zijn tussen de verschillende sprekers.
- Verzamel en structureer de presentaties samen met de sprekers.
- Begin met een blanco blad
- Denk na wat de drie belangrijkste punten zijn die jij wenst dat het publiek onthoudt
- Gebruik post-its of een mindmap om de verhaallijn te verzamelen en te groeperen
- Bouw het verhaal sterk op en begin krachtig
- Zorg voor een conclusie op het einde van elke presentatie - Het design van de slides wordt volledig in overeenstemming met het conceptuele moodboard opgemaakt. De stijl wordt in de presentatie van elke spreker doorgetrokken. Geen uitzonderingen. Ook de presentaties van de sprekers die in kleinere break-outs presenteren, worden grafisch afgestemd.
- Voor sommige presentaties is het leuk om het publiek te betrekken bij de opbouw van de presentatie. Er bestaan tools om het publiek te laten stemmen of reageren en dit meteen in de presentatie te laten verschijnen. Het vergroot de aandacht en betrokkenheid.
- Een repetitie de dag voor het evenement is ideaal om de spreker het podiumgevoel te laten voelen. Maar meteen wordt ook duidelijk of de uitgezette lijn van de presentatie nog moet worden aangepast. Volgorde en inhoud van de presentatie kunnen dan nog aangepast worden.
- Zelfs op de dag van het evenement is het handig om nog aanpassingen te kunnen doen aan een presentatie. Uiteindelijk moet een closing van zo'n evenement inspelen op wat er allemaal gebeurd en gezegd is.
SmartPresentations is gespecialiseerd in PowerPoint design en presentatie advies. "We begeleiden bedrijven en eventbureaus om Powerpoint presentaties zowel inhoudelijk als vormelijk naar een hoog niveau te brengen. Een krachtige presentatie zorgt voor een eenduidige uitstraling van het concept en geeft de spreker meer vertrouwen. Onze ervaren Storyteller schrijft samen met de klant het volledige verhaal uit. Die wordt vervolgens omgezet in een grafisch sterke PowerPoint presentatie."
