De evenementensector groeit explosief. Een groot en divers aanbod is altijd goed, maar het kan ook zo zijn dat je nu juist door alle leveranciers de spreekwoordelijke bomen in het bos niet meer ziet.
Daarom is een zorgvuldige selectie van leveranciers cruciaal. Wat zijn make-of breakpoints en welke stappen moet u zetten om tot de juiste keuze te komen? Neptunus geeft 8 tips om de juiste leverancier te kiezen voor jouw tenten:
1. Maak een situatieschets
Wat is het voor een soort evenement? Hoeveel budget is er beschikbaar? Elke accommodatie is afhankelijk van verschillende factoren zoals de locatie (bereikbaarheid, veiligheid), aantal bezoekers, soort evenement, duur en periode(verwarming en/of airco, inhuur- en gebruikskosten) van het evenement.
2. Omring je met experts
Samenwerken met ‘experts’? Zorg dat ze een duidelijke meerwaardehebben voor uw event en geef ze alle kansen om hun capaciteiten te benutten. Loop ze niet in de weg maar houd wel altijd jouw eigen belang in het achterhoofd. Het gaat tenslotte om het succes van jouw event.
3. Inventariseer welke vergunningen er nodig zijn
Wanneer je een evenement organiseert, moet je al eens vergunningen aanvragen. Alvorens je teveel tijd en energie steekt in het plannen van het evenement, is het raadzaam om te inventariseren wat de kans is op het verkrijgen van jouw vergunning.
4. Investeer in een locatiebezoek
De stem van de organisator is doorslaggevend bij de keuze van een tijdelijke accommodatie. Maar wil je echt succes boeken en onverwachte kosten voorkomen, dan is overleg ter plaatseen het advies van de accommodatieleverancieronmisbaar.
5. Goedkoop is vaak duurkoop
Het voorstel dat in eerste instantie het goedkoopst lijkt, kan achteraf nog wel eens tegenvallen. Vraag altijd om een transparante en gedetailleerde offerte. Is er rekening gehouden met terreinomstandigheden, transport van materialen en werktuigen, verankering, mazout voor verwarming, afwerking en inrichting? Zo voorkomt je ongewenste verrassingen op je eindfactuur.
6. Werk met leveranciers die voldoen aan de strengste nationale en Europese eisen
Als organisator probeer je zoveel mogelijk zaken in eigen hand te houden. Voor buitenevenementen geldt een factor die niet te beïnvloeden valt: het weer. Onstuimig weer kan voor veel problemen zorgen. Beperk de risico’s. Doe daarom alleen zaken met leveranciers die veilig werken (VCA-certificering), maar ook kwaliteit en servicegaranderen (ISO 9001-14001) en waarvan de tentconstructies voldoen aan strenge Europese eisen, waaronder de EN norm 13782.
Tip: vraag naar referenties en doe een ‘credit check’.
7. Vorm een projectteam met interne en externe partners
Alle betrokken partijen aan elkaar voorstellen zorgt voor een vlotte communicatie. Timing en verantwoordelijkhedenvastleggen is ook van essentieel belang. Zorg verder voor één centraal aanspreekpunt; korte lijnen bevorderen efficiënt werken.
8. Na het evenement: evalueer het project met je accommodatieleverancier
Je hebt (of neemt?) vaak geen tijd om na een event met je partners samen te zitten en een evaluatie te maken. Toch is dit moment zeer belangrijk om na te gaan hoe jullie de samenwerking kunnen optimaliserenvoor toekomstige projecten. Dit zorgt gegarandeerd voor een efficiëntere (lees: goedkopere) aanpak!
"Ben je op zoek naar een betrouwbare en ervaren leverancier van tijdelijke accommodaties voor evenementen of een toekomstige samenwerking? Wij helpen u graag! Met meer dan 80 jaar ervaring is Neptunus dé specialist in het ontwerpen, verhuren en bouwen van tenten voor evenementenen demontabele gebouwen. Van 10m² tot 20.000m² of zelfs meer, van basic tot luxueus: door het uitgebreide productprogrammaen de eindeloze mogelijkheden bent u altijd verzekerd van de juiste oplossing voor jouw evenement of huisvestingsvraagstuk. En daar draait het om!"
