Laat ons even een snelle vraag stellen: hoeveel tijd besteed jij aan de strategie van je event versus het organiseren zelf? Als je tot de meerderheid van de eventprofessionals behoort, dan hou je je waarschijnlijk een paar uurtjes bezig met het eventdesign, het bepalen van je missie en doelstellingen, de format en de te verwachten resultaten.
Daarna gaat de meeste van je tijd mogelijks naar de logistieke uitdagingen en het beheersen van de planning. Correct? Veel tijd steken in het nemen van acties en weinig tijd in het uitdenken garandeert helaas niet het succes van je evenement.
Vandaag de dag draait events organiseren veel minder om planning en veel meer rond strategie. Waarom? Simpel! Een eventplatform bespaart je tonnen tijd, en het logistieke gedeelte draait eigenlijk als vanzelf. Je zal altijd nog wel voor onverwachte uitdagingen komen te staan. Maar dan nog, de dingen die vroeger dagen kostten om manueel opgelost te worden, kunnen nu digitaal in een paar uur rond zijn.
Je kunt je eindelijk echt losmaken van de logistiek van je event en je focussen op een krachtige eventstrategie te bouwen. Het zal tot je eventsucces leiden, maar je ook meer controle geven over de planning en de resultaten.
Als je klaar bent voor een grote upgrade van je volgende event, lees dan even door deze aanbevelingen en je wordt meester over je eigen eventstrategie:
Ontwikkel een langetermijnvisie
Er zijn twee grote verschillen tussen eventplanning en eventstrategie. De eerste is de focus op implementatie, daarmee bedoelen we de acties die je onderneemt om je doelen te bereiken. Het tweede gaat over je strategische kader dat bepaalt hoe je bedrijfswaarde genereert met je event.
Wanneer je en event ontwerpt, denk je best lange termijn. Dit impliceert dat je nadenkt over de algemene planningskosten en slagkracht, de belanghebbenden in de sector die je evenementen zullen ondersteunen, je eventmerk en hoe je de toekomst ziet.
Wanneer je je eventstrategie bepaalt, denk je dus niet aan je volgende event aan maar aan de frequentie van events die je de komende twee jaar gaat organiseren en hoe deze je gaan helpen om je business te laten groeien.
Door een kernvisie op lange termijn vast te leggen, ken je niet alleen je richting, maar je beschikt ook over de flexibiliteit om te experimenteren en de impact van je events te maximaliseren.
Bepaal je OKR’s
OKR’s? KPI’s (Key Performance Indicators) en het analyseren van de ROI (Return on Investment) klinken je misschien bekender in je oren. De meesten onder ons zijn nog onbekend met OKR’s (Objectives and Results). Toch versterken deze parameters in vele gevallen je KPI’s.
In zijn boek ‘Measure What Matters’ stelt de Amerikaanse investeerder en venture capitalist John Doerr dat KPI’s cijfers zijn zonder ziel of context. Volgens Doerr “zijn doelstellingen en kernresultaten de Yin en Yang van de targetsetting – principe en praktijk, visie en executie. Doelen vormen inspiratie en verre horizonten. Kernresultaten zijn meer praktisch en meetbaar. Typisch bevatten ze harde cijfers voor één of meer financiële lijnen zoals revenu, groei, aantal actieve gebruikers, kwaliteit, veiligheid, marktaandeel en klantenengagement.”
Misschien laat je je verleiden om je OKR-lijst te lang te maken. Dit zegt Doerr: “maximaal drie tot vijf OKR’s per cyclus zorgen ervoor dat bedrijven, teams en individuen kiezen wat er het meeste toe doet.”
Je event-OKR’s zouden bijvoorbeeld kunnen zijn om de merkbekendheid van je bedrijf te verhogen, een community uit te bouwen of zelfs om de aanwezigen te transformeren tot klanten. Deze OKR’s verwijzen vooral naar je eventvisie en bepalen welke resultaten je event succesvol gaan maken.
Aligneer je event met je bedrijfsdoelstellingen
Als je doelstelling is producten te verkopen of bestaande klanten te transformeren tot merkambassadeurs, dan zou het spijtig zijn om geen gebruik te maken van eventmarketing. Sommige bedrijven organiseren events omdat anderen het doen. Dan slagen ze er niet in om het event in te zetten als middel om de bedrijfsdoelstellingen te behalen.
Wanneer je je eventstrategie ontwikkelt, schrijf dan eerst je bedrijfsdoelstellingen neer. Link dan je event-OKR’s met deze objectieven. Als je dat doet, dan zal je je resources goed investeren in een event dat een positieve impact heeft op je business. Het zal je bedrijf helpen groeien.
Organiseer een 100% deelnemers gericht event
Dit is een element dat we niet genoeg kunnen benadrukken. Met jouw evenement wil je natuurlijk jouw doelstellingen bereiken. Dat gaat je enkel lukken als je je publiek in het centrum van de aandacht zet. Als je transparant en eerlijk bent, echte interesse toont om je publiek het beste aan te bieden, en je gul waarde genereert, dan zullen mensen je merk gaan vertrouwen en de acties ondernemen die jij wenst.
Een event dat 100% is gericht op het publiek is cruciaal wanneer je je eventstrategie bepaalt. Schrijf daarom de noden van je publiek uit, en ook hoe je er als event aan tegemoet kunt komen, wat je kunt bieden en hoe je de ervaring zo vriendelijk en stressvrij mogelijk maakt.
Verander de manier van denken van je deelnemers
Wat ‘super’ events van ‘gewone’ event onderscheidt in deze digitale tijden is hun transformatieve kracht. Als goed gepland, dan kunnen evenementen mensen veranderen. Wanneer je een echte unieke ervaring biedt, waardevolle interacties mogelijk maakt, en baanbrekende content biedt, dan kan je event mensen anders laten denken en voelen.
Dit is niet iets wat toevallig gebeurt. Je kunt dit ontwerpen. Als je je eventstrategie opzet, vraag jezelf af wat je juist zou willen veranderen bij je gasten. Wil je dat ze je merk vertrouwen? Wil je dat ze lid worden van je community? Als je weet wat je verwacht van je gasten en wat je bereid bent om terug te geven, dan sta je een stap dichter bij het bereiken van jouw doelstellingen.
In het kort
Er is geen toverformule hoe een eventstrategie te bouwen. Elke aanpak is anders afhankelijk van de doelstellingen van het merk. Maar er bestaan wel bepaalde elementen die een efficiënter actieplan tot gevolg hebben.
Start met het bepalen van je langetermijnvisie. Waarom organiseer je een event om te beginnen? Wat wil je bereiken? Zet dan je event-OKR’s op en aligneer deze met je bedrijfsdoelstellingen. Zorg altijd voor een deelnemersgerichte aanpak, focus op een zo aangenaam mogelijke en stressvrije gastenervaring. Als laatste: vraag jezelf af wat je wil veranderen aan hoe je deelnemers denken en zich voelen. Ontwerp daarbij bijpassende ervaringen en dynamieken. Veel succes!
