Jouw programma? Dat maakt of kraakt je online evenement. Met een goed uitgewerkt, wervend programma engageer je niet alleen je publiek, je zorgt er ook voor dat niemand door de mazen van het net glipt.
Een succesvol programma inspireert je deelnemers en nodigt hen uit om op een later moment actie te ondernemen. Bij een slechte organisatie van je programma halen je deelnemers waarschijnlijk zelfs de eindmeet niet. Zij wonen jouw evenement immers bij om nieuwe ervaringen op te doen, met nieuwe ideeën van sprekers die experten zijn in hun domein.
Dit moet je dus onthouden: het succes van je evenement hangt samen met de kwaliteit van je programma. Welke keuzes jij maakt op het vlak van learning, entertainment en engagement, het zal de tevredenheid van je deelnemers sterk beïnvloeden. Los van hoe de content wordt gepresenteerd, zijn er verschillende stappen die leiden richting een succesvol online event. We zetten ze stap voor stap voor je op een rijtje:
Stap 1: Bepaal je doelstellingen en kpi’s
Je kunt geen programma opzetten zonder te weten wat je belangrijkste doel is en wat de cijfers zijn waarop je je gaat baseren. Dit zijn enkele voorbeelden van doelen:
- Community building: je organiseert een evenement om meer volgers te krijgen, jezelf als thought leader in de markt te zetten, en je community op te bouwen.
- Merkbekendheid: je organiseert je event om je merk of product te promoten zodat je je klantenbasis vergroot.
- Retentie: je plant een online event om je bestaande klanten aan je te binden en hen extra producten te verkopen.
- Conversie: je gebruikt je online event om hooggekwalificeerde leads te genereren.
Eens je je doel hebt vastgelegd, is het ook belangrijk om je metrics vast te leggen. Hierdoor kun je je voortgang meten. Wil je bijvoorbeeld je retentie verbeteren, dan is het slim om te kijken welk percentage van gebruikers je event bijwoont en hoeveel er nadien effectief iets kopen op je website. Deze informatie helpt je ook om je programma te ontwerpen. Stel dat je je wil positioneren als een thought leader, dan kun je belanghebbenden uit de sector als sprekers vragen en je evenement organiseren op basis van kennissessies. Is je doel meer leads aantrekken, dan organiseer je best een online event met verschillende workshops waarin je de verschillende producten voorstelt. In ieder geval: je doel en je kpi’s bepalen het type van activiteiten in je programma.
Stap 2: Identificeer je deelnemer persona’s
Je ideelnemer persona identificeren is essentieel bij het ontwikkelen van een programma voor een online event. Als eerste stap bepaal je wie je evenement gaat bijwonen, als een groep met verschillende noden en interesses. Bijvoorbeeld: een online summit heeft als doelgroep professionals met minstens tien jaar ervaring, werkzaam bij bedrijven met 100 of meer werknemers. Kleinere online seminaries zijn dan weer voordeliger voor young professionals die volop bezig zijn hun carrière te ontplooien.
Je bepaalt daarnaast ook de uitdagen waarmee jouw deelnemer persona’s worden geconfronteerd. Zo ontwerp je een programma op maat.
Stap 3: Kies één onderwerp en definieer verschillende subtopics
Het hoofdtopic van je event bepaal je door een brainstorm rond de uitdagingen van je deelnemer persona’s. Zo kom je tot één algemeen onderwerp. Door terzelfdertijd verschillende deelonderwerpen te bepalen, kun je je programma in logische onderdelen opdelen. Stel, je organiseert een online event over digitale marketing, dan kunnen de subtopics zijn: social media, SEO, e-mailmarketing enzovoort. Zo kunnen je deelnemers ook beter bepalen wat ze willen leren en wanneer ze dat gaan doen.
Stap 4: Zoek je juiste spreker voor elk subtopic
Verschillende factoren bepalen hoe je je sprekers gaat kiezen. Om te beginnen: hun expertisegebied. Heeft de persoon echt de kennis en ervaring om te spreken over het subonderwerp dat jij hebt bepaald? Als dat niet het geval is, dan is hij of zij waarschijnlijk niet de juiste man of vrouw voor de job. Zorg er bovendien voor dat je sprekers voldoende expertise en credentials kunnen voorleggen (zoals een verdergezette opleiding). Deze zaken verzekeren een waardevolle en ernstige presentatie. Als je moeilijk kandidaten vindt, dan is het slim je onderwerp uit te breiden. Zo heb je een grotere keuze tussen verschillende sprekers.
Stap 5: Voorzie online dynamiek
Als je bezig bent met je voorbereiding, bekijk dan ook even het profiel van je sprekers en waar zij het beste in zijn. Sommige zijn top keynote speakers. Anderen zijn niet te overtreffen in ronde tafels. Creëer verschillende online sessies met een brede range aan activiteiten, zoals keynote speeches, panels, speed talks, workshops enzovoort. Hou het levendig, ook voor je publiek dat al deelgenomen heeft aan veel online evenementen.
Stap 6: Breng al deze elementen samen in een evenwichtig programma
Een programma is niet gewoon een lijst van sprekers en onderwerpen. Duik in de diepte een weet perfect wat elke spreker brengt. Om de online ervaring te boosten, denk na hoe de ‘fysieke’ ervaring zou zijn. Een goed ontworpen online programma helpt je een gelijkaardige beleving te creëren voor je deelnemers. Dat doe je door interessante feiten van elke spreker te delen. Zo weet je publiek op voorhand waarom het waardevol is hun tijd te investeren. Het helpt je ook om de rode draad doorheen de dag duidelijk af te lijnen.
In het kort
Een heldere strategische aanpak is essentieel wanneer je je programma voor je online evenement opzet. Bepaal eerst je belangrijkste doelstelling en je kpi’s. Ga dan aan de slag met het profiel en de uitdagingen van je publiek. Kies dan het hoofdthema van je online event (gebaseerd op de oplossingen die je aanbiedt), tezamen met de subthema’s. Ga dan op zoek naar de juiste sprekers voor elk onderdeel en creëer jouw online dynamieken. Tot slot, neem al deze info samen en zet een grandioos programma op. Veel succes!
Engels
Similar to in-person events, the program can make or break your online event. A successful program will engage a large audience, ensuring that nothing falls through the cracks.
A well-organized, engaging program will keep your audience interested and inspire them to take action afterward; whereas a poorly planned event just might lose their attention before you know it. People will want to attend your online event because they’re seeking a fresh experience with new ideas from speakers and presenters who are experts in their field.
And that’s something you’ll want to consider when designing and articulating your program. The success of your online event will depend on the quality of your program. What you choose to put in place for learning, entertainment, and engagement will affect the satisfaction and the experience of your attendees. Note that aside from how the content is presented, there are many steps that go into creating a successful online event. Let’s discover them one by one:
Step 1. Define your goal and KPI
You can’t design a program without defining the main goal of your online event along with the metrics you’ll be analysing. Here are some common goals you might be pursuing:
- Community: Launch an online event to increase the number of followers, establish yourself as a thought leader, and build your community.
- Brand awareness: Run the online event to promote your brand or product for the purpose of building a customer base.
- Retention: Plan an online event that will help you maintain the current customer base and up-sell them additional products.
- Conversion: Use online events as a tool for driving high-quality leads.
Once you've defined your goal, it’s necessary to identify the metrics that will help you measure progress towards that goal. For example, if you want to increase retention, then it might be wise to look at what percentage of users who attended an event went on to buy something from your website afterwards. This information will help you craft your online event program. For example, if you want to position yourself as a thought leader, you can bring industry stakeholders as speakers and run an online event based on knowledge sessions. If you want to attract more leads, on the other hand, you can plan an online event program focused on different workshops that showcase the way your product works. In any case, your online event goal and KPI will dictate the type of activities you should include in your program.
Step 2. Identify your ideal attendee persona
Identifying your ideal attendee persona is critical for crafting an effective online event program. The first step in this process is to identify who will be attending the event, as each group has different needs and interests. For example, an online summit might have a specific target audience of employees with at least 10 years' worth of experience working for companies of 100 or more people; smaller online seminars would benefit from targeting younger professionals still building their careers. Also, you need to identify the challenges your attendee persona is facing. This way you’ll be able to craft an online event program that caters to them.
Step 3. Choose one topic and define different subtopic lines
Brainstorm event topic ideas based on the challenges your attendee persona has. This step will help you come up with a global online event topic. Also, remember that a good way to break up a program into manageable pieces is by identifying different sub-topics related to the main subject. For example, if you’re running an online event about digital marketing, you can define different sub-topics, such as social media, SEO, email marketing, etc. This helps your audience better organise what they want to learn and when they want to learn it.
Step 4. Find the right speakers for each sub-topic
If you're trying to find the right event speakers, remember that many factors go into choosing them. First off, consider their field of expertise. Do they have the experience and the knowledge to talk about the sub-topic you’ve included in your online event program? If not, then they may not be the best speaker for your audience. Next, make sure they have enough experience and credentials (such as an advanced degree). These things will help ensure a meaningful and valuable presentation. If it's too hard to find people you're interested in hearing speak, then you should consider expanding the topic of the event so that more potential speakers are available for hire.
Step 5. Design a series of online event dynamics
When preparing for an event, consider the profile of your speakers and what they are best suited to do. Some may be good as keynote speakers; others may excel during roundtables. We recommend that you design different online event sessions with a range of activities including keynote speeches, panels, speed talks, workshops and more to keep things fresh for attendees who might attend multiple events.
Step 6. Articulate all these elements into a well-crafted online event program
A program should not be a quick list of speakers and topics but rather an in-depth look at each speaker and what they will be discussing. In order for your audience to feel connected with the event while they are unable to attend in person, you need them to know exactly what their experience would be like if they were there. A well-designed program can help capture this feeling by highlighting interesting facts about each speaker that will make them more relatable or explain why going through this particular speaker's talk is worth their time investment. It also helps set the tone of the day by giving an idea as to what attendees can expect throughout their time at your conference.
Wrap-up
It is essential to have a clear-cut, strategic approach when building an online event program. First, you need to define what your main goal and KPI is. Next, you have to proceed by identifying the profile and the challenges of your attendee persona. Then, you’ll choose the main topic of your online event (based on the solution to a challenge your attendee persona is experiencing) along with the sub-topics you’ll be covering. Subsequently, you have to find the right speakers for each sub-topics and design engaging online event dynamics. Finally, you have to organise all this information and create the program for your event.
