PowerPoint is een krachtige tool die ons kan helpen bij het presenteren van ons evenement of het houden van een toespraak. Maar zijn we niet al te vaak de slaaf van onze PowerPoint?
"We moeten het heft opnieuw in eigen handen nemen en meester blijven over onze presentaties. PowerPoint is niet meer dan een hulpmiddel", zegt Sylvie Verleye, presentatiecoach bij Expert Academy. Om te voorkomen dat je toehoorders bij je volgende presentatie in slaap vallen, somt ze 5 sterke tips op.
1. Maak een plan
Weersta aan de verleiding om direct aan je eerste slide te beginnen. Denk eerst na over een ijsbreker als intro en de belangrijkste boodschap die je je publiek wil meegeven.
Daarna schets je op papier een rode draad. Beperk je hierbij tot de 3 belangrijkste punten: mensen onthouden vaak in termen van 3. Stap af van die presentaties boordevol bulletpoints.
Pas wanneer ons plan helemaal duidelijk is, starten we het programma PowerPoint op.
2. Hoeveel slides?
Er bestaan geen vaste regels met betrekking tot het aantal slides van je presentatie. Enkel deze: ken de volgorde van je slides! Lukt het je om de volgorde van 30 slides vanbuiten te leren, dan mag je gerust 30 slides gebruiken. Zorg er ook voor dat je rode draad duidelijk terug te vinden is in de volgorde van je slides. Jij bent immers de meester over je PowerPoint.
3. IJsbrekers en de 'B'-toets
Vergeet de klassieke openingszin 'Ik wil jullie vandaag iets vertellen over...'. Het letterwoord INTRO helpt je bij het vinden van een minder clichématige aandachtstrekker:
I - IJsbreker: start met een sterk verhaal
N - Nut: wat is de bedoeling van de presentatie en waarom is het belangrijk voor het publiek?
T - Tijd: Hoe lang ga je spreken?
R - Regels: praktische regels die jij belangrijk vindt voor je begint (niet altijd noodzakelijk)
O - 0 = Nul slides bij de intro!
Op een 'normale' eerste slide staat weinig relevante info: een titel, datum, jouw naam, een beeld, logo,... Dit is een perfecte pagina om mee te geven NA je presentatie. Door te starten zonder een slide, trek je de aandacht naar je toe. Jij bent met andere woorden als spreker het titelblad.
Stel dat je toch vindt dat het logo van je organisatie of je evenement heel belangrijk is, wanneer je een presentatie geeft, dan kan dat logo effectief klaarstaan voor je aan de presentatie begint. Stap bij de start naar het midden om je eerste woorden te zeggen en druk op de B-toets. B staat voor black: het scherm wordt zwart en ook het licht van de beamer wordt uitgeschakeld. De aandacht gaat nu volledig naar jou en je intro.
4. Duur van je presentatie
Overschat zeker je publiek niet... De maximale aandachtscurve is 20 minuten. Wanneer je gevraagd wordt om een uur te spreken over een onderwerp, bereid dan geen uur voor maar 20 minuten. Heb jij al iemand horen klagen over een presentatie die te kort was? Het belangrijkste is dat je boodschap wordt meegegeven. Bovendien maak je op die manier ook ruimte voor interactie met je publiek.
5. Het slot: dank NIET voor uw aandacht!
Het slot van je presentatie bestaat ideaal uit 3 delen:
Je start met de conclusie, meestal de 3 punten van je rode draad. Je kiest of je dat op slide zet of niet. Vervolgens is er vaak een Q&A. Ideaal gebruik je hier opnieuw de B toets. Zet het scherm af, kom dicht bij het publiek en toon dat je klaar bent om hun vragen te beantwoorden. De laatste stap is meteen de moeilijkste. Wanneer de laatste vraag is gesteld en jouw laatste antwoord is gegeven, dan is de verleiding mogelijk groot om te eindigen met iets clichématigs als 'Dank u voor uw aandacht'. Herhaal liever nog eens het meest belangrijkste woord uit je presentatie of verwijs naar het begin. De cirkel is rond.
