Hoewel het niet in de Van Dale staat kennen we het woord 'pitch' allemaal. Het is een competitie tussen verschillende evenementenbureaus, die naar de gunst van de klant dingen met een eigenzinnig voorstel. Een uitgebreide procedure (preselectie, presentatie, selectie, ...), met op het eind één glorieuze winnaar.
Wij ondervinden regelmatig de gevolgen van een goede, maar zeker ook van een minder goede, pitch. De basisregel? Behandel je leverancier zoals je zelf behandeld wil worden. Een concept voorstellen en het vervolgens uitgevoerd zien door een concurrent, dat doet pijn...
Gelukkig is dit de uitzondering die de regel bevestigt. Grosso modo zijn er echter drie fouten die (veel) frequenter begaan worden: te veel bureaus aanschrijven, de pitch te uitgebreid maken en onduidelijke verwachtingen formuleren.
1. 15 deelnemers = 14 verliezers
Vandaag de dag lijkt het bon ton om 10, 15 of zelfs meer bureaus uit te nodigen voor een pitch. Bedrijven waarvan je een maximale inspanning vraagt, met een minimale kans op succes: 15 deelnemers, dus 14 verliezers. To The Point Events won recent weliswaar 21 van de 25 pitches (84%, een percentage waar heel wat studenten over dromen), maar toch ...
Als klant weet je in grote lijnen waar je naartoe wil. Efficiënter is daarom om op voorhand een eerste schifting door te voeren.
Dat kan in drie stappen:
- hou een beknopt marktonderzoek
- dubbelcheck de referenties. Praatjes vullen geen gaatjes: een idee op papier is nog iets anders dan de uitvoering in de praktijk.
- voer gewoon een goed gesprek. Mensen kopen van mensen: het is belangrijk dat het van meet af aan klikt.
2. Time is money
Een tweede 'klassieker': een te uitgebreide pitch uitschrijven. Een weliswaar menselijke reflex: door een omvangrijke opdracht voor te schotelen sluit je toeval zoveel mogelijk uit. De 'verliezers' investeren echter stuk voor stuk kostbare tijd, en dus geld, om een voorstel op maat uit te werken. Een evenement is geen hoop gehakt, dat je snel uit je toonbank schept. Het is een uniek gegeven, een tijdsintensief proces, waarvoor bureaus geen vergoeding krijgen. Uitgesponnen pitches betekenen zo de doodsteek voor bepaalde evenementenbureaus.
3. Onduidelijke verwachtingen
Een derde en laatste verraderlijke valkuil: onduidelijke verwachtingen. Wees open over het (budgettaire) kader waarbinnen een bureau aan de slag kan. Nog teveel opdrachtgevers huiveren om een afgelijnd budget te bepalen, uit vrees voor verspilling. Dat ondervang je door een gebudgetteerde 'menukaart' op te vragen: een overzicht met mogelijke a(ttra)cties, waaruit je uiteindelijk zelf kiest.
Pitch en pitch is twee
Is elke pitch kommer en kwel? Een kwalitatieve pitch tussen 3 à 4 aan elkaar gewaagde bureaus heeft absoluut zin. Het wakkert de competitiegeest aan, zet deelnemers aan zich van de meest creatieve kant te tonen, dwingt evenementenkantoren in de huid te kruipen van de opdrachtgever.
To pitch or not to pitch? Als je het doet, doe het dan tenminste goed. Maar persoonlijk ben ik geen voorstander, en dat mag je als het Understatement van het Jaar beschouwen. Als de chemie tussen klant en bureau er is, waarom dan tijd verkwisten met een pitch? In onze sector ben je maar zo goed als je laatste evenement. Een topbureau gaat dus altijd tot het uiterste... Daarvoor heb je echt geen pitch nodig.
Lees ook: Spelregels voor een pitch
