Over onze boeiende en veelzijdige job als eventplanner bestaan nog heel wat misverstanden en vooroordelen. Hoe vaak krijg je bijvoorbeeld niet de vraag: 'Kan jij mijn verjaardagsfeestje even regelen?'
Je hebt het zeker al wel meegemaakt. Als je vertelt dat je eventplanner bent, krijg je onmiddellijk een etiket op gekleefd. Eentje dat wel met de job te maken, maar de verscheidenheid ervan vernauwt tot één facet.
We zetten de 4 meest voorkomende vooroordelen op een rij:
- Oh, dan ben jij een echt feestbeest! Oké mensen, voor eens en voor altijd: het is niet omdat we graag events organiseren dat we er zelf helemaal los gaan. Onze taak is er voor te zorgen dat jullie voor 100% van het event genieten, niet dat wij ons zelf te pletter amuseren. Integendeel, hoe vlotter alles verloopt, hoe harder de eventplanner werkt.
- Kan jij mijn verjaardagsfeestje even regelen? Wij zijn ook geen organisatoren van feestjes voor vrienden, familie, enz. Dat kunnen we uiteraard en doen we wel graag, maar daar ligt onze toegevoegde waarde niet.
- Organiseer jij dan ook vergaderingen en teambuildings? Een vergadering of teambuilding organiseren voor je bedrijf is niet hetzelfde als een event of congres organiseren. Management assistants zijn uitstekend geplaatst om dat te regelen. Zoeken ze iets speciaals, dan kunnen ze op ons beroep doen.
- Spring jij even bij aan de registratiebalie en maak je wat kopietjes? Nee, een loopjongen zijn we ook niet. Uiteraard zijn we super flexibel en springen we bij waar het dreigt mis te lopen. Staat er een lange rij bij de registraties, dan steken we zelf de handen uit de mouwen. Maar knoop het goed in de oren: het is niet onze job. Heeft iets anders onze aandacht nodig dan moeten we verder.
Wat is een eventplanner dan wel?
Als eventplanner ben je een creatieve duizendpoot die over heel wat skills moet beschikken:
- People manager: Je bent een geboren people manager. Je stuurt niet enkel je eigen team aan, maar moet ook een legertje tijdelijke medewerkers weten te motiveren om het uiterste te geven op jouw evenement.
- Storyteller: Verhalen vertellen zit in je bloed. Je bedenkt sterke concepten die het verhaal van je opdrachtgever vertellen in een unieke beleving voor de gasten.
- Budgetbewaker: Je werkt met een strak budget waarbinnen je de verwachtingen van je klant en gasten moet overtreffen. Discipline en creativiteit zijn dan ook aan de orde om het budget in evenwicht te houden.
- Marketing & PR officer: Jij hebt een stevige marketing-bagage. Je event promoten is dan ook één van de belangrijkste onderdelen van je job. Je bedenkt straffe PR stunts en doeltreffende campagnes. Alles om je event onder de aandacht te brengen en gasten te overtuigen om zich te registreren.
- Sales talent: Je moet je event niet alleen verkopen aan het publiek maar ook aan sponsors en partners. Een gezonde dosis sales-skills mag dus zeker niet ontbreken.
- Onderhandelaar: Je werkt met vele verschillende partijen en onderaannemers en onderhandelt vlot over waterdichte contracten. Je hebt je onderhandelingstechnieken dus goed onder de knie.
- Projectmanager: Van ontwerp over planning en uitvoering tot opvolging, alle fasen van projectplanning heb je in de vingers en geen detail ontsnapt aan je aandacht.
- Crisismanager: Je houdt het hoofd koel in noodsituaties en denkt in oplossingen wanneer er toch iets mis loopt op je event.
Engels
There are quite a few misconceptions and prejudices about our interesting and versatile profession. For instance, how often are you asked: 'Could you perhaps organise my birthday party?'
You must have experienced it yourself. If you tell that you're an event planner, you are immediately fitted with a label. One that is related to the job, to be sure, but that narrows the diversity of it to just one aspect.
We line up the 4 most common prejudices:
- Oh, then you must be a real party animal! Okay people, once and for all: that we like to organise events does not automatically mean that we go crazy there ourselves. It is our task to make sure that you enjoy the event 100%, not to excessively amuse ourselves. On the contrary, the more fluently everything goes, the harder the event planner works.
- Could you perhaps organise my birthday party? We are also not organisers of parties for friends, family, etc. Of course we are able to, and we would love to do it, but that is not where our added value lies.
- Do you also organise meetings and team buildings then? Organising a meeting or a team building for your company is not the same thing as organising an event or congress. Management assistants are perfectly capable of doing that. If they are looking for something special, then they can count on us.
- Could you help us out at the entrance and will you make a few copies? No, we are also no errand boys and girls. Of course, we are extremely flexible and we would love to assist there where it threatens to get out of hand. If there is a long queue at the entrance, then we are prepared to do our part. But remember it well: that's not our job. If something else requires our attention, then we have to move on.
But what IS an event planner?
An event planner is a creative jack of all trades who has to possess quite a few skills:
- People manager: You are a people manager in heart and soul. You don't just supervise your own team, but also have to motivate a small army of temporary workers to give your event everything they have.
- Story teller: Telling stories is in your blood. You create strong concepts which tell the story of your client, translated to a unique experience for the attendees.
- Budget keeper: You work with a tight budget, with which you have to exceed the expectations of your client and your attendees. Discipline and creativity are therefore vital in order to keep the budget balanced.
- Marketing & PR officer: You have marketing experience people can count on. Promoting your event is one of the most important parts of your job. You create amazing PR stunts and effective campaigns. Everything to draw attention to your event and to convince your attendees to subscribe.
- Sales talent: You not only need to sell your event to the public, but also to sponsors and partners. A healthy dose of sales skills is therefore essential.
- Negotiator: You work with various parties and subcontractors and barter quickly about watertight contracts. Therefore, you have to master your negotiation techniques well.
- Project manager: From planning and execution to follow-up, all phases of project planning are part of your skill set and not a single detail escapes your attention. You are the one that needs to get things done.
- Crisis manager: You keep a clear mind in emergency situations and think in solutions when something threatens to go wrong on your event.
