Of het nu gaat om een congres, workshop of bedrijfsfeest; je kan niet op efficiënte wijze een evenement organiseren en runnen zonder een sterk actieplan te hebben. Het is alsof je op een onbekende weg rijdt zonder kaart of GPS.
Ook al bereik je je eindbestemming, de reiservaring zal zwaar, onzeker en waarschijnlijk stressvol zijn. Hetzelfde gebeurt met het plannen van evenementen. Om succesvolle uitkomsten te garanderen moet je een gedetailleerd document samenstellen dat alle planningsaspecten behandelt.
Zoals ik in mijn boek EVENTPLANNER aangeef: "een draaiboek of eventbeschrijving is een chronologische lijst met de werkzaamheden, afspraken en taken die horen bij je evenement. Het wordt vervolgens gebruikt om te laten zien wie er verantwoordelijk is voor wat (en waar) op ieder moment van de voorbereidingsfase. Een goed actieplan is essentieel voor goede organisatie en de uitermate belangrijke afbakening van verantwoordelijkheden. Het actieplan zal je helpen om te zien waar de problemen waarschijnlijk zullen opdagen en waar een speciale aanpak of specifieke ingreep nodig zal blijken."
Weet je niet zo goed hoe een eventmanagementplan eruit hoort te zien? Hier volgt een lijst met zaken die je langs moet lopen als je er eentje maakt:
Doelstellingen
Waarom plan je het evenement überhaupt? Wil je een merk promoten en meer klanten krijgen? Is het je bedoeling om professionals bij elkaar te brengen die de best practices en kennis zullen uitwisselen? Wil je het bedrijfsgevoel onder de medewerkers van een bedrijf versterken? Of wil je misschien een hoog bezoekersaantal behalen en zoveel mogelijk tickets verkopen? Door de doelstellingen van het evenement vast te stellen, zul je een haalbare planning kunnen maken die precies overeenkomt met je bedoelingen.
Business plan
Als je je omzet wil verhogen, zul je een business plan moeten opzetten. Hoe kan je je evenement winstgevender maken? Door krachtige sponsoren aan te trekken of door tickets te verkopen? Of misschien door merchandise te verkopen of door lidmaatschappen aan te bieden? Al deze details vallen onder het bedrijfsplan.
Budget
Wat zijn de vaste, variabele en onverwachte kosten? Waar haal je het geld vandaan om het evenement te kunnen runnen? Een evenement organiseren vereist financiële middelen en daarom kun je zonder een goed event budget weinig beginnen.
Sponsoring
Voordat je een evenement pitcht aan je potentiële sponsoren moet je weten wat voor toegevoegde waarde je kan bieden. Welke sponsoren zouden profiteren als ze je evenement zouden financieren? Weet je hoe je deze voordelen het beste kunt presenteren? Sponsoring is nog een belangrijk onderdeel dat in het eventmanagementplan moet gaan.
Bezoekers
Om een goed evenement te kunnen plannen, moet je je publiek kennen. Bepaal je doelgroep en kijk hoe je ze zou kunnen bereiken. Stel daarnaast het ticketschema op en beslis de prijzen.
Sprekers
Het belangrijkste element dat de kwaliteit van jouw evenement bepaalt zijn de sprekers die je hebt geselecteerd. Heb je besloten hoe je hun reis en verblijf gaat regelen? Zo niet, reken dit onderdeel dan mee in het eventmanagementplan.
Eventlocatie
Alles wat te maken heeft met de eventlocatie, zalen, indeling, meubilair, het podium, decoratie, toegangskaarten en toegankelijkheid valt hieronder.
Catering
Van het soort catering tot de menu's en dieetspecificaties; je moet zorgvuldig met ieder detail omgaan.
Audiovisuele behoeften
Ben je van plan om het evenement te livestreamen? Welk soort microfoons heb je nodig? Wat voor technische eisen hebben je sprekers? Zorg dat je deze en alle andere mogelijke vragen beantwoordt in het audiovisuele onderdeel van je eventmanagementplan.
Visuele identiteit
Welke kleuren zal jouw evenement hebben? Heb je een eventlogo? Welke visuele ondersteuningen wil je produceren? Wat zijn de deadlines voor het printbedrijf? Er zijn zoveel andere details die te maken hebben met de visuele identiteit van je evenement, dat het zal helpen om ze op te schrijven, zodat je ze niet vergeet.
Marketingstrategie
Het promoten van je evenement is een verantwoordelijke taak. Afhankelijk van je doelgroep en je doelstellingen, moet je tijd en moeite wijden aan het opzetten van een krachtig marketingplan.
Team & personeel
Weet jij wie waar de leiding over heeft? Heb je iemand aangesteld om verantwoordelijk te zijn voor iedere taak en planningsonderdeel? Ben je van plan om vrijwilligers in te zetten? Zorg dat je al deze details bepaalt.
Tijdlijn
Stel deadlines vast en streef ze streng na!
Event software?
Op zoek naar een template voor je draaiboek? Checklist voor je event? Een tool om je budget te beheren? Ontdek de gratis eventplanner.net eventsoftware.
Conclusie
Een eventmanagementplan kan er voor verschillende evenementen anders uitzien. In sommige gevallen is het misschien nodig om verschillende planningsonderdelen toe te voegen of te verwijderen. Je zult in ieder geval een draaiboek nodig hebben om alles georganiseerd en onder controle te houden. Begin je evenement te plannen door een krachtig managementplan op te stellen. Alleen daarmee ga je zelfverzekerd op pad. Succes!
