Focus, focus, focus, eventprofessional! Maar toch blijven die kleine taakjes veel tijd uit je agenda wegsnoepen.
Omdat eventlogistiek altijd maar complexer wordt en bezoekers steeds veeleisender, voel je je misschien wel eens overweldigd. Het gevaar is dat je hierdoor je langetermijnvisie uit het oog verliest en dat is een betekenisvolle ervaring aan je bezoekers bieden. Hoe focus jij je op het ontwerpen van een authentieke en engagerende beleving voor je bezoekers wanneer je constant bezig bent met het updaten van een vervelende Excelsheet? Of wanneer je doorlopend wordt gestoord door errors in het registratieproces?
Je bent maar een mens! En je kan niet alles in het oog houden. Daarom moet je je zo organiseren zodat je focus kan houden. Hier zijn enkele technieken die je kan gebruiken:
Tip 1: delegeer plannings- en administratieve taken
Heb je al eens gehoord van freelancers en virtuele assistenten (VA’s)? Waarom ben jij eigenlijk nog bezig om alles onder controle te houden als je deze resources kan inschakelen?
Sommige taken kan je niet delegeren, dat is waar. Bijvoorbeeld een freelancer kan niet je hele project opzetten. Jij weet immers als de beste van wat je publiek nodig heeft.
Maar lijsten updaten, het (grafisch) ontwerpen van het programma of je website of copywriting kan je perfect delegeren naar freelancers of VA’s.
Als je op je eentje bent of je hebt maar een klein team waar je beroep op kan doen, zorg tijdig voor externe hulp en spendeer geen tijd aan uitvoerende taken. Door beroep te doen op freelancers koop jij tijd en die kan je besteden aan wat belangrijk is, eerder dan wat urgent is.
Tip 2: gebruik de tijdblokken methode
Tijdblokken in je agenda zetten is volgens FastCompany een must-do: “Tijdsblokken verdelen je dag in tijdsloten. In plaats van gewoon een lijstje te maken van things to do en deze van boven naar beneden af te werken, ga je per taak een tijdsblok toewijzen. Zo zie je onmiddellijk of je planning realistisch is of niet. Door de meest prioritaire taken bovenaan te zetten, zorg je ook voor focus op je prioriteiten.”
Dus in plaats van taak naar taak te springen, structureer je dag in blokken en wijs deze toe aan taken. Bijvoorbeeld, de eerste uren van de dag besteed je aan de online registratie en de registratieformulieren. Dan voorzie je een blok om je marketingstrategie verder aan te scherpen. Nadat je dat gedaan hebt, werk je een tijdje aan je meest dringende mails.
Op deze manier heb je op zijn minst ook een structuur in je werkdag, en zal je je niet verloren voelen in al je to do’s. Het geheim is om ook tijd in te blokken voor nadenken en strategiebepaling.
Tip 3: maak een protocol
Geen enkel event is hetzelfde, maar het plannen van een event verloopt toch ongeveer hetzelfde. Sommige dingen moeten er altijd zijn, denk bijvoorbeeld aan een website, een social media- en marketingstrategie, een online registratieprotocol, het zoeken naar een locatie, enz.
Door je event op te splitsen in verschillende, concrete stappen weet je exact wat er moet gebeuren en hoe je de logistiek moet aanpakken. Met een goede roadmap spaar je waardevolle tijd uit die je anders verliest aan ongeorganiseerd, chaotisch in het rond schieten.
Tip 4: automatiseer bepaalde planningstaken
Manueel plannen is niet meer van deze tijd. Er zijn talloze apps en eventplanningssoftware beschikbaar die deze processen automatiseren. Probeer bijvoorbeeld de eventplanner.net event software vandaag nog.
Stel je eens voor hoeveel tijd het je zal kosten wanneer je de aanwezigheidslijst manueel moet bijhouden. Zoek een digitale oplossing die je dit werk uit handen neemt. Je zal versteld staan hoeveel tijd je uitspaart.
Tip 5: repliceer, in plaats van alles opnieuw van nul op te bouwen
Denk even na wat je kan gebruiken van een vorig event. Misschien het registratieformulier of de websitetemplate? Misschien kan je het registratieprotocol wel recycleren? Dit principe zit in de eventplanner.net event software ingebakken, waar je eenvoudig events kunt opzetten op basis van de template van een vorig evenement.
Waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden? Zo spaar je tijd uit en kan je je focussen op de belangrijke dingen.
In het kort
Het plannen en managen van een event hoeft niet meer zo veel tijd in beslag te nemen. Als eventprofessional moet je je werk zo efficiënt mogelijk organiseren. Die vrijgekomen tijd kan je gebruiken om te conceptualiseren, te ontwikkelen of je event-activiteiten meer strategisch te bekijken. Wacht niet totdat je geen lucht meer krijg. Gebruik deze tips en koop heel wat tijd terug. Veel succes!
