Zet eens een andere pet op! Ga naar een evenement in plaats van er een te organiseren. Je zult heel wat bezoekerservaringen herkennen. Dat is logisch als je erover nadenkt: eventorganisatoren volgen meestal dezelfde trends, lezen dezelfde literatuur, en repliceren ideeën van dezelfde toonaangevende professionals.
Dit is niet noodzakelijk een probleem, maar het kan wel leiden tot kwaliteitsissues. Als je een event bijwoont, merk je dat mensen op zoek zijn naar unieke ervaringen en graag leuke herinneringen bouwen. Dat blijft natuurlijk niet duren als je de ideeën van andere eventorganisatoren gaat kopiëren. Jouw taak? Originele en unieke avonturen ontwikkelen, dingen die je bezoekers nog nergens anders hebben ervaren.
Media-ondernemer Kevin Van der Straeten stelt het zo: “Een goed gevuld programma met een origineel thema is niet altijd genoeg. Om je gasten echt te verbazen, moet je ervoor zorgen dat ze een beleving ervaren. Een beleving die nog lang blijft nazinderen in hun geheugen. Als je er in slaagt om de emoties van mensen op deze manier te raken, dan ben je in staat om lange termijn, duurzame relaties op te bouwen. Je publiek zal je boodschap ook sneller oppikken. De kunst om deze belevingen te creëren bestaat erin een totaalconcept te ontwikkelen met een hoge ‘wow' factor.”
Hoe doe je dat? Loop even door deze lijst:
Tip#1 Maximaliseer personalisatie
Deel je bezoekers op in verschillende categorieën en bezorg elke groep een gepersonaliseerde ervaring. Bijvoorbeeld, je organiseert een grote conferentie met verschillende sessies. Help je gasten door het programma te navigeren door hen een aantal vragen te stellen tijdens het registratieproces. Genereer individuele programma’s rekening houdend met hun noden en motivaties.
Dezelfde methode kun je toepassen op een netwerksessie. Denk na over een ‘koppelende’ dynamiek. Help je bezoekers om 1-op-1 afspraken te maken met mensen die hen interesseren.
Als je event meerdere edities heeft, dan kun je aparte merkervaringen creëren voor terugkomende gasten en voor de nieuwkomers. Als je internationale bezoekers hebt, dan is een gezamenlijke pick-up op de luchthaven een leuk idee. Het geheim? Een ervaring gebaseerd op speciale aandacht.
Tip#2 Transformeer de stad van je event tot jouw eventlocatie
Het is trendy (en efficiënt) om ongewone locaties te gebruiken voor events. Maar kijk verder en gebruik ook de stedelijke omgeving als een uitgebreide eventlocatie.
Je kunt bijvoorbeeld de bezoekers naar de werkplekken van de experten brengen, in plaats van de experten op je event te inviteren. (belangrijk om te weten dat dit vooral werkt bij kleinere evenementen). Voor grotere events (en bij mooi weer) kun je samenwerken met de stad of gemeente. Voorzie een outdoor ruimte in de buurt van je locatie waar je gasten kunnen netwerken of aan rondetafelsessies deelnemen. Dit zal je bezoekers helpen om kennis te maken met de cultuur van de gaststad waarin ze verblijven.
Tip#3 Wees creatief met entertainment
Kijk eens naar het cultuuraanbod in je stad. Je ontdekt waarschijnlijk interessante activiteiten, zoals dansgroepen die traditionele dans combineren met moderne. Of wijnproeverijen gecombineerd met een rollenspel met acteurs.
Alles wat ongewoon is en niet gekend bij je gasten, blijft lang hangen. Limiteer jezelf (en je gasten) dus zeker niet tot traditionele entertainment. Ga op zoek naar iets unieks!
Tip#4 Organiseer experimentele netwerksessies
Hoe is het iemand te ontmoeten wanneer je in een stoel zit die aan het plafond hangt? Kleine, maar ongewone details gieten een bijzonder sausje over het netwerken. De dynamiek haalt de netwerkers uit hun comfortzones en dompelt hen onder in een nieuwe ervaring.
Tip#5 Speel met de grenzen tussen formeel en informeel
Een militaire discipline tijdens je event? Beter niet! Mix formele en informele omgevingen. Help je bezoekers te ontspannen en met elkaar in contact te komen in formele (bijvoorbeeld 1-to-1 meetings) en informele contexten.
Misschien kun je je gasten wel opdelen in groepen en hen uitdagen om een dag lang hun adrenaline op te zoeken. Waarom geen uitstap in een natuurgebied, wat rondjes ijsschaatsen of een spannende ervaring in een escape room? Deze activiteiten variëren natuurlijk afhankelijk van de locatie van je evenement en de voorkeuren van je gasten.
In het kort
Als je je bezoekers uitzonderlijke ervaringen wil bezorgen, denk dan aan je evenement als een unieke omgeving die niet kan gedupliceerd worden. Kies de belevenissen die jij wil voorzien (rekening houdend met het profiel van je gasten en je uiteindelijke doelen). Ontwerp echt onvergetelijke dynamieken. Veel succes!
