Dat het stroomlijnen van je logistiek essentieel is, weet je als eventprofessional. Dat het niet altijd even gemakkelijk is, zeker als je hoogwaardige resultaten wil afleveren en een memorabele ervaring voor je gasten wil creëren, weet je ook.
Laten we eerlijk zijn: een event plannen kan pijn doen. Heel veel pijn, zeker als je geen eventmanagement background hebt. Wat doe je dan? Je hebt de keuze: je plant zelf je evenement of je huurt een eventbureau in.
Je twijfelt misschien wel. Een externe partij, die kan jouw organisatie nooit zo goed kennen als je eigen team dat doet. Hoe kunnen externen een succesvol event neerzetten als ze niets kennen van jouw merk?
Geen paniek! Een goede briefing lost dit probleem op.
Kevin Van der Straeten zegt er dit over in zijn boek: “Eventbureaus hebben een objectief zicht op jouw bedrijf en zijn daarom beter in staat je sterke punten uit te buiten en je zwakke punten te minimaliseren. Je eigen mensen leiden waarschijnlijk aan een vorm van selectieve blindheid. Een extern bureau is de ideale sparring partner en het perfecte klankbord voor het uitwisselen en ontwikkelen van nieuwe ideeën.”
Een eventbureau inhuren om het zware werk voor je te doen, kan wel eens de beste beslissing zijn die je ooit nam. Maar een bureau vinden dat je kunt vertrouwen, is een uitdaging. Misschien ken je wel een agency via aanbevelingen, anders moet je zelf een bureau kiezen.
Maar zelfs zonder aanbevelingen zijn er manieren die je kunt gebruiken om een echt goed bureau te selecteren. Dit is hoe je het doet:
#1 Kies een bureau dat genereus en creatief is met content
Een goede manier om je analyse te beginnen, is na te gaan hoe het bureau zichzelf promoot. Natuurlijk kan een eventbureau Google AdWords of banners gebruiken, maar is dat genoeg?
Krachtige merken gebruiken marketing om nog meer waarde te creëren voor hun prospecten en klanten, en proberen dus niet alleen hun diensten te ‘pushen’. Ze delen hun expertise online. Check daarom verschillende websites en social media kanalen op zoek naar originele content. Gebruikt het bureau hun expertise om interessante blogs en video’s te produceren? Proberen ze echt waarde toe te voegen? Bij een eventbureau dat tijd en geld investeert in content marketing is de kans groot dat het een professioneel kantoor is die weet hoe om te gaan met de veranderende noden in de markt.
#2 Analiseer de eerste interacties met het eventbureau
Soms voel je direct dat het niet goed zit. Rode vlag! Een antwoord komt traag, een onvriendelijke stem, je noden worden niet begrepen, of er wordt slordig omgesprongen met je mails.
Als dit gebeurt, hoef je het bureau niet direct af te schrijven. Vraag jezelf eerst af of je alle noodzakelijke info hebt bezorgd en of je duidelijk genoeg was in je briefing. Als je vindt dat dat wel het geval was, zoek dan verder naar een ander bureau. Je wil niet samenwerken met een niet-professionele organisatie.
#3 Kijk hoe het bureau werkt
Voordat je je contract tekent, zorg dat je weet hoe het eventbureau werkt. Wat is het planningsprotocol? Wat wordt er van jouw verwacht? Wat dekt het bureau af? Wat is hun specifieke aanpak van het logistieke proces?
De antwoorden op deze vragen zullen duidelijk maken of het bureau compatibel is met jouw bedrijf en of jullie dezelfde waarden delen.
#4 Heb aandacht voor hoe het team reageert op jouw noden
In de eventwereld zijn reactie en snelheid alles. Je moet nu niet verwachten dat je binnen de vijf minuten antwoord hebt op jouw e-mail. Maar je kunt wel opvolgen hoe de werknemers reageren. Een event plannen is onvoorspelbaar, je weet nooit of er iets gaat veranderen. Een goed bureau zal nauwgezet opvolgen en indien nodig aanpassen en updaten wat nodig is.
#5 Test met een kleiner en dus goedkoper project
Zelf al pas je al de voorgaande tips toe, dan nog is het niet altijd in te schatten of het nu hét bureau is. Zeker als je twijfels hebt, test het eens met een kleiner project.
Bijvoorbeeld, je plant een grote conferentie volgend jaar, huur dan het bureau eerst in voor een minder risicovol project, bijvoorbeeld het plannen van een executive breakfast of een kleinere corporate meeting. Zo kun je in real live zien hoe het bureau werkt en of het in staat is om high-end resultaten neer te zetten.
#6 Lees de reviews op eventplanner.be /.nl
En natuurlijk, lees de reviews over eventbureaus op onze website. Is jouw agency nog niet aanwezig op onze site? Maak je bedrijfspagina nu aan!
In het kort:
Een eventbureau kiezen kan soms wat tijd nemen. Zorg ervoor dat je noden op voorhand helder hebt, en begin lang genoeg op voorhand te zoeken. Neem je tijd om zorgvuldig je research te doen bij zoveel mogelijk bureaus. Investeer tijd in meetings met het bureau. Analyseer hun reactiesnelheid en hun werkprotocol, en neem dan een beslissing. Veel succes!
