6 tips om tijd te besparen tijdens je event

Tips en tricks om tijd te besparen kennen we allemaal: een actie-protocol, taken delegeren, digitalisering, ... Je weet hoe belastend het is om een event te organiseren, een aantal uren winnen is daarom een aantrekkelijk vooruitzicht. Die tijd kun je dan gebruiken om je eventstrategie te verbeteren.

Maar we praten nooit over het belang van tijd besparen tijdens het event zelf. Waarom zouden we dat doen? Wel hierom. Tijdens het event kan en zal er van alles misgaan. Onzekere elementen, gecombineerd met die kleine vervelende dingetjes die er altijd lijken te zijn, houden je al snel een hele dag (of zelfs meerdere dagen) bezig. Zo wordt tijd een erg kostbaar goed.

Van het fiksen van een catering probleem, tot een spreker contacteren die nog maar net uit het vliegtuig is, je wordt overladen met logistieke issues. En dat brengt de tijd in gevaar die je dient te besteden aan het event zelf. Maak dus zo veel mogelijk tijd vrij zodat je je kunt focussen op onvoorziene kwesties en uitdagingen die sowieso zullen voorvallen tijdens je evenement.

Hoe je dat doet? Hier is een lijst van acties die je kunt ondernemen zodat je wat tijd voor jezelf en je team vrijmaakt:

#1 Zorg voor een selfservice check-in systeem

De eerste ochtend van je event? Dan is het altijd chaos! Deelnemers overstromen de venue, op zoek naar de juiste check-in tafel. Je teamleden proberen alles georganiseerd te krijgen en iedereen zo snel mogelijk in te checken. Ondertussen arriveren de sprekers. En zij wachten op iemand die hen naar het auditorium of de break-out ruimte leidt.

Een manier om tijd te besparen is een selfservice check-in systeem. Dat is de taak die het meeste werk en tijd vraagt bij het begin van het event.

In plaats van verschillende tafels waar teamleden de gasten registreren, kun je voor een selfservice check-in booth gaan. Gasten arriveren, scannen hun QR-codes (die ze ontvangen hebben als ze zich registreerden), krijgen hun badges en lopen binnen. Zo simpel kan het zijn! Zet één of twee mensen bij de ingang. Zij kunnen ingrijpen wanneer iets niet loopt zoals het moet, of wanneer iemand extra hulp nodig heeft. Kies dus de juiste registratie software!

#2 Laat je bezoekers hun badge thuis afprinten

Een andere tijdbesparende techniek is de volgende: je stuurt je gasten een verwelkomende mail, waarin je vraagt hun badges zelf af te printen. Vermeld dat als ze arriveren zonder badge, er een extra administratieve kost zal worden aangerekend.

Op die manier komen je gasten aan met hun badge in hun hand. Het enige wat ze nu nog nodig hebben is een badge-houder. Die leg je netjes klaar op een tafel.

#3 Voorzie een team van vrijwilligers

Een andere tijdbesparende techniek is een team van vrijwilligers te verzamelen die alle problemen en uitdagingen doorheen de dag tackelen. Het is erg belangrijk hen goed te briefen. Je moet hen duidelijk maken wat er kan gebeuren, en hoe ze dat moeten oplossen. Maak ook goede afspraken over wanneer ze hulp moeten inroepen van iemand van je team.

#4 Ontwerp duidelijke signalisatie

Deelnemers verliezen enorm veel tijd door verloren te lopen op een evenement. Om dit te voorkomen, ontwerp je best gemakkelijk te begrijpen signalisatie die aangeeft waar de verschillende sessies en ruimtes zijn. Je kunt je vrijwilligers ook op strategische plaatsen zetten (zoals op moeilijk te passeren punten of punten die leiden naar verschillende locaties). Ze helpen je deelnemers zo naar de juiste plek.

#5 Maak een activiteiten voorbereiding

Alle activiteiten op een event vragen voorbereiding. Bijvoorbeeld, een ronde tafel gesprek dat binnen een uur start, heeft vertaling nodig. Je hebt daarvoor mensen nodig die klaarstaan met hoofdtelefoons en vertaalsets. Een creatieve activiteit die binnen een half uur start, heeft materiaal nodig (papier, pennen, potloden, enzovoort). Die moeten klaarliggen op alle tafels.

Om tijd te besparen en goed voorbereid te zijn, maak een document op dat al deze details omvat, en wie er verantwoordelijk voor is. Als je dit op voorhand goed voorbereid, zal je op het moment zelf veel tijd besparen.

#6 Automatiseer doelgerichte communicatie

Communiceren met verschillende doelgroepen tijdens je event is cruciaal om belangrijke informatie bij de juiste personen te krijgen, of om een groep iets te laten doen (zoals zich verplaatsen naar een andere ruimte voor een workshop). Doelgerichte berichten sturen naar bepaalde groepen via sms of een event mobile app is daarom een enorme tijdbespaarder.

In het kort

Er zullen altijd onvoorziene zaken plaatsvinden tijdens een event. Dat is niet te voorkomen. Een uitdagingen-loos event moeten we nog ontdekken. Maar je kunt de manier waarop je met deze issues omgaat, optimaliseren door de tijd te beperken die je bezig bent met logistieke uitdagen die je wel kunt voorzien. Veel succes!