7 redenen waarom grote en middelgrote evenementen na Corona niet zomaar terug zijn

COLUMN - Vaccin lijkt een toverwoord voor evenementen. Want als er een vaccin is, dan mogen massale evenementen weer. En 'evenementen mógen weer...' Maar kùnnen evenementen ook? Daar wordt vaak niet verder over nagedacht.

De branche wordt blij gemaakt met een dooie mus. En beleidsmakers vertellen trots, dat er weer vergunningsaanvragen zijn. Maar uitspraken en positieve verwachtingen worden gedaan zonder het hart van de branche en van ondernemerschap voldoende te kennen en te begrijpen. En ondernemers laten hun positieve instelling zien. Want het zijn 'glas half vol denkers' en het zijn 'nieuwe wegen zoekers'. En daarbij klopt de realiteit niet altijd met het beeld dat gegeven wordt. Want het kan toch niet zo zijn, dat er géén weg is en de branche kapot gaat? Maar de branche staat op knappen. Er is geen uitzicht dan alleen de afgrond. En met een beetje gezond boerenverstand begrijpt iedereen hoe ernstig het is. Hoe kan je dat zien? Welke 7 redenen moet je weten waarom grote evenementen niet zomaar weer terug zijn in het maatschappelijk speelveld?

1. Alcohol, baromzet en 1,5 meter

Mocht je nog denken: ‘Maar evenementen kunnen toch weer?’ En ‘Het komt wel goed?’ dan is het goed om even stil te staan dat de inkomstenbron van de (grote en middelgrote) organisaties veelal komt uit de baromzet. De plaatsing van de bar, bereikbaarheid van de bar en de snelheid van bediening zijn cruciaal voor de omzet. Alcohol is minder gezond voor de mens, wèl gezond voor het huishoudboekje. Alléén is het gedrag van de mens slechter te beïnvloeden met alcohol en is het hierdoor onmogelijk om de 1,5m te waarborgen. Alcohol leidt tot gedrag van bij elkaar om de nek hangen, hossen en weinig tot niet gezeglijk zijn. De beveiliging heeft een onmogelijk taak. De 1,5m is niet handhaafbaar en het risico van een bekeuring hangt de ondernemer boven het hoofd.

2. Volumes zijn juist nodig voor een gezond evenement

Bedrijfskundig is er de afgelopen decennia hard gewerkt aan schaalvergroting in nagenoeg alle branches. Organisaties zijn gefuseerd en back-offices zijn samengevoegd. Ook bestuurlijke organisaties kennen vele samenvoegingen van bijvoorbeeld gemeentelijke fusies. Waarom? Omdat volume nodig is om de kosten te kunnen dekken en het bedrijf te voeren. Het is mij een raadsel waarom er mensen en beleidsmakers zijn die denken – of hópen – , dat een evenement financieel gezond kan draaien, juist door een enorme schaalverkléining?!

Afgelopen jaren is Event Safety Academy druk geweest om capaciteitsberekeningen te maken. Het doel hiervan is om te berekenen hoeveel mensen er, zonder verdrukt te worden, veilig op een evenemententerrein kunnen. En in hoeverre de mensen dan ook snel genoeg kunnen vluchten naar een veilige plaats. Capaciteitsberekening helpen organisatoren met de vergunning om meer mensen te ontvangen op het terrein en daarmee aan een gezond en toekomstbestendig huishoudboekje. Er werd toendertijd gesproken over 4 personen per m2, dus resp. 10-15 cm afstand, op sommige gebieden op het terrein. Dat is nu ondenkbaar! Deze aantallen zijn wel nodig om de baromzet te garanderen voor een gezond huishoudboekje. Dat kan je nu dus wel vergeten! Ik hoef dus mijn rekenmachine er niet bij te pakken om te concluderen dat een evenement nu onbetaalbaar wordt. Degene die een evenement toch proberen te ontwikkelen, komen er al gauw achter, dat het een gedoemde missie is.

3. Evenementen organiseren is risico's nemen.

Om te doen waar een ondernemer goed in is, moet hij ondernemen. Evenementen organiseren bestond al uit risico’s nemen. Want het ene evenement loopt als een malle en het andere valt letterlijk in het ‘water’. Dan moet je wel een potje hebben om het voortbestaan te kunnen borgen. Voor goed ondernemerschap leer je dat je ‘zo snel mogelijk, zoveel mogelijk fouten moet maken.’ En ook daar heb je reserves voor nodig. Daarnaast gaan de kosten voor de baten uit. En daar staat iemand niet bij stil die elke maand eenzelfde bedrag op zijn rekening krijgt om zijn hypotheek te betalen en zijn gezin te onderhouden. Het nadeel van ondernemerschap is dat je niet per maand mag kijken, maar op de inkomsten op jaarbasis of zelfs bij evenementen over meerdere jaren. Het grootste evenement van Europa met 100.000 bezoekers, Roskilde, heeft al gezegd dat als er geen evenement in 2021 is, zij failliet gaan. De vraag is in hoeverre de ‘ jaarpotjes’ van ondernemers nu op zijn? En zijn de risico’s wel betaalbaar? En kan en màg je de risico’s nog wel nemen?

4. Geen evenementenverzekering meer

Want er is geen verzekeraar die er nog over nadenkt om evenementen op deze manier te verzekeren. In 2020 hebben organisatoren geluk gehad. En nu moet dat risico zelf gedragen worden. Maar hoe doe je dat als je niet aan schaalvergroting mag doen, maar juist aan schaalverkleining? Het was voor Corona ook wel zo, dat een burgemeester jouw evenement kon verbieden. Daar zat alleen een mate van voorspelbaarheid aan vast. En vanaf maart 2020 kan het dus óók zo zijn, dat van het ene op het andere moment jouw evenement verboden wordt door de regering. Niet alleen in één gemeente, nee, ál jouw evenementen in héél Nederland. Geen verzekeraar die dat dekt en een knappe organisator die dat risico met zijn huishoudboekje kan opvangen.

5. Niets doen is geen optie

Niets doen is geen optie. Dat weten de meeste ondernemers. Blijven investeren in nieuwe ideeën in tijden van crisis is ondernemers geleerd. Een nieuw idee, een initiatief, kijken hoever je komt, want niets doen is geen optie. Want als je niets doet, ben je niet meer zichtbaar en vindbaar voor je klanten. Dan ben je zéker weg. En àls je dan wat doet, zorg je dat je positief blijft over jouw initiatief en over jouw bedrijf. Anders weet je bij voorbaat al dat het initiatief niet gaat slagen. Als ondernemer kàn je niet hardop zeggen dat het slecht gaat. Want dan gaan klanten niet meer kopen en leveranciers niet meer afnemen. Dus als je denkt ‘Er zijn toch zoveel positieve ondernemers en initiatieven’?” Vraag dan even door en denk dan nog even 10-tellen na voordat je een conclusie trekt dat ‘onze branche wel weer bijtrekt volgend jaar..’. Want het lijkt meer dan dat het is.

 6. 10 maanden voorbereiding

‘Het volgende evenement begint, wanneer het huidige evenement start’ zeg ik altijd. De doorlooptijd van de voorbereidingen van middelgrote en grote evenementen zijn al snel 10 maanden. Dat betekent, dat wanneer je over een jaar een evenement wilt, de voorbereidingen zo ongeveer nu moeten starten. Maar we weten niks. De risico’s zijn nog te groot en er zijn nog geen oplossingen voor. Dus starten kan niet. Toch proberen we voorzichtig en flexibel te starten, zodat we nog alle kanten op kunnen en de kosten niet te hoog en te snel oplopen. Maar er zijn nogal wat risico’s zowel voor veiligheid als voor het huishoudboekje. Dus laat je niet imponeren door een evenement. Want het lijkt zo gemakkelijk georganiseerd en groots als je het bezoekt, maar niets is minder waar. Besef dat je niet zomaar een evenement uit de grond stampt. Het is net als dat je mij ziet schaatsen, het ziet er zo gemakkelijk uit, maar het kost me veel moeite en spierkracht.

7. Verloop van kennis en middelen

Al meer dan 30 jaar ben ik betrokken en werkzaam in de evenementenbranche. Een jong vakgebied met complexe samenwerkingen, kennis en vaardigheden. Samen met mij zijn vele mensen hierin meegegroeid. We zagen kleine evenementen uitgroeien naar grote evenementen. Wij hebben het geluk gehad om hierin stapsgewijs mee te mogen groeien. Het evenementenvak drijft op oud gedienden, die nog weten hoe het vroeger was en ieder jaar weer vernieuwden. De nieuwe mensen hebben vaak niet door, hoe de organisatie drijft op de kennis en daadkracht van de oud gedienden. De branche kenmerkt zich door lage uurtarieven en harde werkers die nu buiten de branche hun werk zoeken. Je hebt niet in één keer (de organisatie van) een groot evenement staan. Dat moet groeien. En dat wat er was, is niet meer en heb je niet zomaar weer opgebouwd.

Verdrietig artikel? Ik kan me voorstellen dat je dat denkt. Mijn hart doet ook pijn als ik nadenk over deze prachtige branche. Een mooie branche met veel vaardigheden, slagvaardigheid, creativiteit, improvisatietalent, innovatie, unieke sfeer... (want leg maar eens dat gevoel uit dat je in een paar dagen tijd een heel dorp uit de grond stampt met alles er op en er aan). We willen reuring, aanraking en connectie. Waarom was dat ook al weer belangrijk? We kunnen niet zonder evenementen en de mega energie die van het samenzijn en het groepsgevoel afstraalt. Laten we realistisch kijken naar de branche en massaal achter de branche staan. Goed beslissen wat wel mogelijk is. Ik noem maar één ding: outdoor events. Waarom niet? Breek niet onnodig af wat haast niet meer op te bouwen is!