Elk evenementen- kantoor wordt er vroeg of laat mee geconfronteerd: onmogelijke of erg scherpe deadlines.
Nu is voor elk evenementenkantoor een uiterst scherpe deadline sowieso een realiteit die moeilijker te hanteren is. Maar dé hamvraag, die ik je in deze column voor de voeten wil werpen, is of alle partijen er baat bij hebben om dit denkpatroon in stand te houden of net niet?
Laten we even de grote lijnen van acties die een gemiddeld evenementenkantoor doorloopt om tot een offerte te komen, opsommen zodat we een zicht krijgen op waar we het over hebben:
- Briefing doorlezen
- Opzoekwerk doen naar de visie en eigenheid van de klant / het bedrijf
- Briefing analyseren ten overstaan van de 'corporate identity'
- Interne brainstorm organiseren
- Denkpiste definiëren
- Research en verder definiëren van het idee
- Budget opstarten/ haalbaarheid analyseren
- Keuzes maken en algemene aanpak bepalen
- Leverancierslijst samenstellen
- Offertes aanvragen
- Meetings met sleutelleveranciers
- Preproductionele meeting indien er technisch complexe elementen zijn
- Offertes analyseren/ keuzes maken
- Budget verfijnen
- Offerte begrijpelijk uitschrijven
- Beeldmateriaal zoeken dat het concept begeleidt
- Concept presenteren
- Eventueel 3D-grondplan of renders maken die de presentatie ondersteunen
Om een kwalitatief concept en een presentatie af te werken binnen de courante huidige tijdsbestekken moet een evenementenbureau bijgevolg de dag van de briefing zelf de richting van het evenement bepalen, want de eerste offerteaanvragen moeten de dag erop de deur uit. Als evenementenkantoor probeer je immers een goede werkrelatie in stand te houden met het keur van leveranciers op de markt, aangezien zij jouw reputatie helpen opbouwen en hanteren. Als bureau wil je dus jouw leveranciers ook enkele dagen gunnen om hun offerte grondig, correct en doordacht in te dienen. Met wild gokken is niemand gediend.
In deze tijdscontext moet je als evenementenkantoor dus meerdere personeelsleden ter beschikking van de klant stellen indien je kwaliteit hoog in het vaandel draagt en jouw klanten wil bedienen volgens de kwaliteitsregels die je jezelf als leverancier oplegt.
Het budget dat ter beschikking wordt gesteld, impliceert naar mijn mening dat er een absolute nood is aan kwaliteit en een wil om daarin te investeren. Waarom blijft de investering dan vaak beperkt tot het financiële? Is het een algemeen gedachtegoed dat meer tijd gunnen aan een evenementenkantoor zichtbare sporen zal nalaten in de offerte in de vorm van extra tijd die wordt doorgerekend? Mijn idee is dat net het tegenovergestelde effect zal ontstaan wanneer extra tijd geschonken wordt voor het uitwerken van een concept. Sta mij één voorbeeld ter verduidelijking toe: indien evenementenkantoren minder moeten rekenen op externe hulp (freelancers) waardoor ze de marges op arbeidskost in huis kunnen houden dan dalen dus de kosten om een evenement te organiseren en kan je het commercieel meer haalbaar te maken. Meer tijd is dus minder surplus kosten voor de bureaus. En laat het nu mijn overtuiging zijn dat dit nu net wel zichtbaar zou worden in een offerte.
Bij wijze van nota in de kantlijn: hetzelfde geldt volgens mij voor het aantal bureaus dat uitgenodigd wordt om aan een pitch deel te nemen. Het risico voor een evenementenkantoor daalt evenredig met het aantal concullega's dat deelneemt aan de pitch. Het tijdrisico daalt en dus de kwaliteit stijgt omdat de economische mogelijkheid om meer tijd te investeren per project stijgt. Bovendien kan de gemiddelde marge dalen omdat de gemiddelde winst-verliesbalans evenwijdiger komt te staan en de verloren tijd automatisch een minder belangrijk aspect wordt in de kostenberekening.
Iedereen weet toch dat tijdig plannen financiële ruimte creëert? Je kan correcter budgetteren, grondiger onderhandelen met leveranciers en alternatieven zoeken voor mogelijk budget opslorpende obstakels. Ik vertel hier zeker niets nieuws... maar waarom wordt dit in economisch moeilijke tijden dan niet in de praktijk omgezet?
Denk je dat het mogelijk moet zijn om evenementen meer op tijd in te plannen? En deel je de mening dat dit een positieve zaak zou zijn voor alle partijen en voor de algemene kwaliteit die de sector kan produceren?
