No show bij evenementen, een doorn in het oog van iedereen die ooit een evenement georganiseerd heeft. Je moet zelfs 'rekening' houden met 10% no show. Uiteraard zijn er altijd mensen die door persoonlijke omstandigheden toch niet kunnen, maar 10% ... dat is toch wel wat hoog, niet?
Niet op komen dagen is niet alleen vervelend, maar kost ook gewoon geld. Je hebt personeel ingezet voor een bepaald aantal personen, je hebt je catering ingesteld op een bepaald aantal personen, etcetera. Maar ook een doelstelling kan onder druk komen te staan. Als je doelstelling bij een zakelijke evenement is dat je 4 nieuwe prospects spreekt en die 4 komen niet, dan is het event niet effectief. Je had dan je geld en je tijd wellicht ergens anders in willen steken. Kortom, no show is vervelend en kost (veel)... maar gaan we er iets aan doen of accepteren we het?
In dit artikel richt ik me op het uitnodigingstraject. Wat kunnen we aan het uitnodigingstraject veranderen om een zo laag mogelijk no-show percentage te krijgen?
De eerste ervaringen ...
In 2011 heb ik twee relatie evenementen georganiseerd. 337 relaties hadden zich aangemeld, maar uiteindelijk had 10% zich de dag van tevoren (of dezelfde dag) afgemeld en hadden we op de dag zelf een no show percentage van 15%. Daar stond ik echt van te kijken! Het was namelijk niet alleen netwerken, maar in een geval ook de kans om Kim Clijsters te zien tennissen. Wat ging er mis dacht ik?
Ik heb uiteraard eerst gekeken naar het uitnodigingstraject. Men werd wel persoonlijk uitgenodigd door een gedrukte kaart, maar niet nagebeld door de accountmanager en kreeg geen herinneringsmail (met de mogelijkheid om af te melden). Deze evenementen zijn echter wel populair, dus wellicht hadden we er iemand anders blij mee kunnen kijken. Ook waren we niet echt op tijd met het uitsturen van de uitnodigingen.
In 2012 hebben we het volgende veranderd:
- 8-6 weken van tevoren hebben we de gedrukte uitnodiging, op naam, verstuurd
- 5 weken van tevoren hebben we een digitale reminder gestuurd (met de link waar men zich aan kon melden)
- 2 weken van tevoren is de reminder verstuurd
De belangrijkste relaties zijn van tevoren opgebeld door de accountmanager die vroeg hoe laat hij hen precies kon verwachten, zodat hij hen persoonlijk welkom kon heten.
En de resultaten waren goed. We hebben voor event X 214 personen uitgenodigd, waarvan zich er 94 hebben aangemeld. De conversie hierop is dus 44%. En van de 94 zijn er 88 daadwerkelijk geweest. Dat is een no show percentage van 6,38%. Lager dan de 15%. Ook bij evenement Y zagen we verbetering. Hier waren 513 personen uitgenodigd en 181 hebben zich uiteindelijk aangemeld. Dat is een conversie van 35%. Dat is iets lager dan bij event X, maar bij evenement Y werden persoonlijk voor één specifieke dag uitgenodigd waarbij ze bij evenement X zelf mochten kiezen tussen 4 dagen. Uiteindelijk zijn er 8 personen niet geweest en dat is een no show percentage van 4,4%. Dat is dus wederom lager dan de 15% die we in 2011 zagen. Deze aanpassingen werken dus!
Niet alleen maar positief ...
Maar eerder dit jaar organiseerde is ook een event voor prospects, met wie we nog niet eerder contact hadden. Hier hadden we een no show percentage van 74%. Gelukkig waren er nog steeds zeer interessante prospects, dus het event kan toch nog heel succesvol blijken, maar het is zeker interessant om te weten waarom dit zo hoog is.
Hieronder het uitnodigingsproces:
- 6 weken van tevoren verstuurden we een gedrukte uitnodiging, niet persoonlijk, maar gericht aan 'Beste relatie'
- 4 weken van tevoren stuurden we een reminder mail naar de e-mailadressen die we beschikbaar hadden (ongeveer de helft)
- Promotie via LinkedIn en via persberichten (die verschenen op Events.nl, congreswereld.nl, Eventbranche.nl, etcetera) zorgden ook voor extra aanmeldingen
- 1 week voor het evenement kreeg iedereen een reminder mail met de vraag aan te geven als men toch verhinderd was (3 personen hebben zich n.a.v. deze mail afgemeld)
We hebben 410 personen een gedrukte mailing verstuurd. 4 weken van tevoren hebben we na 271 adressen een reminder mail gestuurd (142 van deze e-mailadressen waren info@...). Uiteindelijk hebben 16 personen zich aangemeld, dat is een conversie percentage van 3,6% en dat is sowieso al laag, maar van deze 16 personen zijn er uiteindelijk 7 personen geweest. Dat is een no show percentage van 56%. Via LinkedIn hebben 7 personen zich aangemeld. Hiervan zijn er uiteindelijk 3 geweest. Het no-sh0w percentage is 57%. Via de persberichten hebben we 26 aanmeldingen ontvangen. Hiervan is uiteindelijk maar 1 iemand geweest. Dit is een no show percentage van 96%.
Het is interessant om te zien dat er veel verschil ziet in het no show percentage t.o.v. de manier waarop iemand zich heeft aangemeld.
Conclusie
Op basis van deze gegevens kan ik concluderen dat je database toch een van de belangrijkste oorzaken is van een beter no show percentage. Mensen die jou persoonlijk kennen, voelen zich blijkbaar meer verplicht om te komen en/of zich tijdig af te melden.
Mijn tip qua uitnodigingstraject is dan ook: Nodig mensen persoonlijk uit, laat duidelijk zien dat je hen verwacht (door bevestigingsmail te sturen en door hen te bellen en te bedanken voor de aanmelding en aan te geven dat je het leuk vindt dat ze komen) en dan kun je dus makkelijk onder die 10% komen.
