Een goede spreker tilt je evenement naar een hoger niveau. Maar hoe haal je nu het maximum uit de sprekers die je inhuurt?
Sprekers kunnen inhoudelijk meerwaarde leveren op het gebied van inspiratie en educatie, maar ze kunnen ook een animerende rol hebben. Denk maar aan presentatoren of motivatiecoaches. Je stemt ze af op je doelgroep en je doelstellingen. De checklist entertainment kun je ook gebruiken voor sprekers. Hieronder enkele aandachtspunten specifiek voor sprekers:
- De sprekers moeten op de hoogte zijn van de inhoud van je programma. Bespreek samen de doelstelling van het evenement en het profiel van de doelgroep. Zo weet de spreker wat het niveau is en de voorkennis over het onderwerp is, zodat hij zich hieraan kan aanpassen. Vraag of je de presentatie van te voren mag doornemen, zodat je nog kunt bijsturen.
- Betrek sprekers bij de opbouw van het programma. Leg samen de volgorde van presentaties vast en maak afspraken over wie hoeveel tijd toegewezen krijgt. Bespreek de inhoud van iedere toespraak met alle sprekers. Anders krijg je overlappingen.
- Bespreek van te voren met de sprekers hoe je zult aangeven dat de tijd om is. Vaak wordt gewerkt met een discrete lamp achterin de zaal die 5 minuten voordat de spreker dient af te ronden oranje wordt en als de tijd om is op rood springt. Je kunt ook een subtiel teken geven met een vooraf afgesproken gebaar.
- Niets is zo moeilijk als je publiek blijven boeien. Zorg dat de aandacht van het publiek niet verslapt. Wissel moeilijke delen af met luchtige onderwerpen. Geef het publiek even de tijd om vorige onderdelen te verwerken. Je kunt ook een luchtig format bedenken, zoals een tv-show of theateropvoering, om het geheel meer verteerbaar te maken. Zorg bovendien voor voldoende pauzes. Plaats maximaal drie sprekers op rij zonder pauze. Bezoekers hebben ook tijd nodig om de inhoud te 'verwerken'. Na maximaal drie sprekers zakt de concentratie en stijgt de frustratie.
- Dubbelcheck presentaties steeds op de laptop die gaat gebruiken om te presenteren. Het is erg gênant als je dat leuke filmpje in je presentatie niet kunt opstarten.
- Tijdens de middagpauze wordt er niet alleen geluncht, maar vaak ook genetwerkt. Het moment na de middagpauze is een cruciaal moment, de energie bij je bezoekers is laag. Een zwaar onderwerp op dit tijdstip brengt de betrokkenheid van je gasten naar een dieptepunt. Plan hier een energiek en opwekkend programma-item.
TIP! Laat de slides van de presentatie(s) steeds professioneel designen. Een slordige presentatie is een dooddoener voor de uitstraling van je evenement. Stem de vormgeving van de presentaties ook op elkaar af wanneer er meerdere sprekers zijn. Zo creëer je een uniform geheel.
TIP! Erg weinig sprekers hebben het in zich om een zaal meer dan 15 minuten te boeien. Waarom geven we ze dan toch iedere keer 30-45 minuten? Laat je sprekers zich eens beperken tot 10 minuten en dan nog 5 minuten interactie.
