Met webinars en fysieke evenementen kun je nieuwe prospects aantrekken en de relatie versterken met bestaande klanten. E-mail marketing experts delen hun tips over hoe je e-mailmarketing kunt inzetten zodat jouw evenement een succes wordt.
De e-mailmarketing tips van de experts:
Jordie van Rijn, E-mail Marketing Consultant bij EmailMonday
Zelfs als ze zich hebben aangemeld voor je evenement, wil je geen no-shows. Stuur de dag voor een fysiek evenement dus een herinnering, bij voorbeeld om hun kaartjes te printen. Zelfs bij een gratis fysiek evenement zou je een no-show fee kunnen invoeren, om mensen een goede reden te geven niet op het laatste moment af te zeggen.
Bekende sprekers schrijven ook vaak. Je kunt hen vragen om content aan te leveren, eventueel in de vorm van het her-publiceren van blogs die ze eerder hebben geschreven. Dat is content om mensen op het event te wijzen, kennis te maken met de spreker en zelfs ook goed voor SEO en promotie via social. Bij het artikel zet je de informatie over het event. Die blogs kun je dan weer promoten via e-mail.
We hebben onlangs een onderzoek voor email marketing software leverancier selectie gepubliceerd. Zorg ervoor dat jouw software ook de triggered mail kan verzenden en als deze het gehele proces eenvoudig kan ondersteunen, is dat natuurlijk nog mooier.
Dela Quist, CEO bij Alchemy Worx
Mijn belangrijkste e-mail marketing tip voor het promoten van een webinar of betaald fysiek evenement is: voer je e-mail frequentie op. Dat kan op een aantal verstandige manieren:
- Als je naar een evenement toe werkt, begrijpen mensen best (en vinden het ook niet erg) dat je ze vaker mailt om te zorgen voor voorpret en voor gevulde stoelen, dus kun je het best proberen om vaker te mailen.
- Stel een serie e-mails samen met verschillende content die verschillende voordelen en aspecten van het evenement belichten: een spreker (met links naar hun blog of een video van een eerdere presentatie), wat je leert van sessie Z, echte quotes van bezoekers van vorig jaar, 5 redenen waarom je baas zou willen dat je ging, spreker Y licht een tipje van de sluier waar hij het over zal hebben, etc. Dat kun je allemaal in aparte e-mails doen en geeft steeds een 'nudge', een duwtje in de goede richting, in plaats van keer op keer de tamelijk wanhopige herhaling van de boodschap: "het is nog niet te laat om te registreren".
- Geef je doelgroep een nudge mbv sociale druk. Dus niet 'Mis onze vroege-vogel-korting niet', maar 'Sluit je aan bij 1560 duurzaamheidsprofessionals op onze Wereld OntwikkelingsConferentie'. Precieze getallen zorgen voor geloofwaardigheid en geven in dit speciale geval de boodschap dat je iets niet mag missen.
- Speel in op de voordelen voor de zaak EN het individu. Voor de zaak kan dat iets zijn als 'blijf vooroplopen' voor het individu 'werk aan je kwaliteiten en leer van de besten in het vak'.
- En ten slotte: Plaats zoveel mogelijk informatie over je evenement in je onderwerpregel door die uit verschillende elementen op te bouwen. Bij voorbeeld: 'Sluit je op evenement X aan bij 34000 digital marketeers | A, B en C komen spreken | Boek vandaag nog met een vroege-vogelkorting'.
Micheal Leszczynski, Content marketing director Getresponse.
Het event zelf is een prachtige bron om andere typen content te genereren. Als content marketing manager vind ik dat natuurlijk prachtig. De sprekers zijn zeker wel geneigd om een interview te doen en zo heb je video content. Wij sturen dan op basis van onze auto-responders zowel tijd gebaseerd als gedrag gebaseerde triggered email uit. Die video's kun je dan ook weer gebruiken voor de promotie van het volgende event.
Tijdens de EEC conference vroegen we bijvoorbeeld de verschillende sprekers en bezoekers om tips te geven op video.
Samantha Iodice, E-mail Strateeg bij email maven
Het is belangrijk dat je de e-mail segmentatie gebruikt en de juiste doelgroepen voor je evenement mailt, anders krijg je waarschijnlijk veel afmeldingen en irritatie, en dat is nergens goed voor. Als je de segmentatie goed voor elkaar hebt, kun je rustig een serie e-mails sturen.
De sleutel, en ook het geheim, is het creëren van voorpret voor het evenement. Afhankelijk van het evenement kan je eerste mail iets zijn als 'Houd je inbox in de gaten; je krijgt een spannende uitnodiging'. In de volgende kun je dan de 'grote onthulling' doen. Als laatste stuur je een 'laatste kans' mail. Een 'laatste-kans-korting' zorgt voor een extra bonus om je aanmeldingen omhoog te laten schieten.
Chad White, Research Director bij Litmus
Je moet je bij evenementen vooral aanspreken op de verschillende (customer) journeys:
- bij het overwegen,
- na het boeken, maar voor het evenement
- tijdens het evenement, en
- na het evenement.
Op elk van deze momenten heeft iemand andere behoeften en er liggen geweldige mogelijkheden om personalisatie te gebruiken, dynamische content, en prikkelende e-mails om die behoeften te benoemen en gewenst gedrag aan te sturen.
Parry Malm, Directeur van Howling Mad
Door de jaren heen heb ik duizenden uitnodigingen voor evenementen uitgestuurd. Op school runde ik zelfs een aantal half-legale poker toernooien... en e-mail werkte. Toen ging ik leiding geven aan marketing teams voor een stel wereldwijde conferenties en beurzen... en e-mail werkte. Nu heb ik eens per jaar een verjaardagsfeestje en niemand komt. Maar daar kan ik e-mail niet de schuld van geven.
Wat ik heb geleerd over e-mail uitnodigingen voor evenementen is simpel: hoe meer je praat over de kenmerken van je evenement, hoe minder het werkt als responsemedium.
Elk evenement heeft een aantal eigenschappen waar de organisatoren hartstikke trots op zijn. Een fantastische keynote spreker, een geweldig orkest dat komt spelen, maakt niet uit. Maar daarmee krijg je je stoelen niet vol. Dat mensen trots zijn op hun werk is prima natuurlijk, maar het verkoopt niet. Klanten hebben er gewoon niks mee. (bron: Marketing 101: Features vs Benefits.)
Een voorbeeld: Vorige herfst hielp ik een Londense death punk band bij de promotie van hun Zweedse tournee. We probeerden een paar dingen - de data van hun concerten onder de aandacht brengen, hun nieuwe singles en zo. Maar het haalde niet veel uit. De kaartjes vlogen niet bepaald van de plank.
Wat wel werkte was: mensen uitleggen wat ze gingen beleven, en dankzij Google Translate lukte dat gelukkig in het Zweeds. Het was iets van 'Haat. Pest. Drugs. Volume. Kapot. Dood. Lawaai. De hel breekt los en Zweden kan het niet tegenhouden'. Het was dan wel niet moeders tuinfeestje, maar we begrepen ons publiek. En die kwamen!
Elk optreden was uitverkocht. En wat bleek: Zweden kon het inderdaad niet tegenhouden. Ze houden daar wel van een beetje leer- en spijkerbroekenshitgeweld, met amfetamine als brandstof.
Mijn punt? Evenementen gaan over beleving, niet over organisatoren die blaten over hoe geweldig hun evenement is. Richt je op de beleving en je wint.
En asjeblieft, asjeblieft, asjeblieft, hou op met dat ge ‘vroege vogel’. Dat is zo dood als een pier. Doder nog dat een grommende junk rock band uit Noord-Londen .
Ps: de band heet Generation Graveyard. Zoek maar op... als je durft.
Ik wil alle experts bedanken voor hun bijdragen. Het gemeenschappelijke thema is duidelijk: als je niet direct succes hebt, blijf proberen. Fout nummer één is te bescheiden zijn bij de promotie van je evenement: met één e-mailtje red je het niet. En ten slotte: maak een plan voor hoe je na het evenement je content gebruikt: hergebruik die en pas hem aan nieuwe doelen aan.
Bied niet alleen downloads aan van opnames van je event, maar distilleer er de belangrijkste informatie uit, maak een serie blog artikelen, e-mails of verpak de informatie opnieuw in de vorm van white papers of verslagen die je ook als download kunt aanbieden.
