Radicale maatregelen om afleiding op je event te vermijden

17-12-2023|Opslaan

Eén van de redenen waarom we geloven dat events efficiënter zijn dan online communicatie, is de live-ervaring. Het risico is groot dat mensen tijdens het lezen van jouw online bericht afgeleid worden door een grappige video. Jouw boodschap is dan foetsie. Tijdens een event worden ze ondergedompeld in de ervaringen van jouw merk.

Dit klopt tot een zeker niveau. Afleiding en de schrik om iets te missen (aka FOMO) bepalen wel degelijk de deelnemerservaringen. Snel even gedachten of wat foto’s van het moment delen, of door de social media kanalen scrollen omwille van een saai intermezzo, deelnemers geraken effectief afgeleid op events.

Dit leidt tot onsamenhangende belevingen (eventbelevingen waar jij dagen en dagen aan hebt gewerkt om alles top te krijgen). Je gasten zijn niet 100% aanwezig , de impact van de gegeven boodschappen wordt gereduceerd en het herinneringsvermogen vermindert.

Bestaat er iets dat jij als eventorganisator kunt doen, rekening houdend met het feit dat je het gebruik van smartphones of laptops niet kunt verbieden (we zitten toch niet meer op de middelbare school)? Om een antwoord te vinden op deze vraag, hebben we een lijst van preventieve maatregelen opgelijst die je kunt gebruiken om de afleidingen tot ee een minimum te beperken op jouw event:

Blokkeer de wifi in de conferentieruimte

Ja, het is een gedurfde maatregel, en soms is het simpelweg niet mogelijk, vooral als je gasten verondersteld worden je event app te gebruiken. Maar soms kan dit een aangewezen regeling zijn.

Door de wifi in de conferentieruimte uit te schakelen, help je je gasten hun doelen te prioriteren en echt te focussen op wat de keynote sprekers aan het vertellen zijn. Ze zullen minder verleid zijn om hun telefoons te pakken en hun aandacht zal gefocust zijn op wat er op dat moment op het podium gebeurt.

Natuurlijk kunnen ze dan hun 5G abonnement aanzetten. Het mobiel data signaal afzetten in de ruimte behoort tot de mogelijkheden, maar vaak is het al genoeg om een boodschap te geven door de wifi te blokkeren. Let er wel op dat er draadloos internet beschikbaar is in de lounge ruimtes.

Begin je event met een introductie op een diepe focus

Drie minuten. Dat is alles wat je nodig hebt om de aandacht van je deelnemers van hun gadgets weg te halen. Vraag aan je moderator om de sessie te starten met een korte boodschap over de voordelen van echt in het moment aanwezig te zijn en te luisteren naar wat de sprekers te zeggen hebben. Deze korte maar effectieve speech zal je gasten het belang doen begrijpen van focus en hen hopelijk minder naar afleidingen doen grijpen.

Beperkt het gebruik van de mobile event app

Meestal is een event app onmisbaar. Maar als je gasten hem gebruiken, is de stap naar snel snel even naar Facebook of Instagram hoppen, erg klein. Je wil die notificaties en de laatste berichten van je vrienden toch wel gezien hebben, niet?

Denk daarom even na wanneer je je gasten vraagt om de app te gebruiken. Je kunt je poll op het einde van de kennissessie of speech doen. Zelfs als je gasten dan een beetje afgeleid raken, hebben ze op zijn minst de hoofdboodschappen al mee.

Creëer 100% onderdompelende belevingen

Hoeveel mensen grijpen naar hun telefoons als de sprekers echt goed en entertainend zijn? Niet zo veel!

Hetzelfde geldt voor groepsactiviteiten en games. Om het niveau van afleiding te verminderen, voorzie je best onderdompelende activiteiten, bijzonder interessante sprekers en geweldige ervaringen. Die zullen niet alleen de aandacht grijpen, maar deze ook houden gedurende de hele tijd.

Houd snelheid in de dynamiek van de activiteiten

Maak je event niet saai. Dat klinkt eenvoudig. Hoe saaier, hoe meer aandacht voor de gadgets. Om dat de voorkomen, zorg je best voor een stevige dynamiek!

Beperk keynotes tot maximaal 20 minuten. Zorg voor talrijke breaks en entertainende activiteiten. Speel ook met het ritme van de activiteiten, dat garandeert een dynamische ervaring. Op deze manier vermijd je dat mensen afgeleid raken en naar hun telefoons grijpen.

In het kort

Als je gasten hun telefoon of laptop willen checken, dan doen ze dat. Niets kan dat tegengaan, behalve een interessante en engagerende evenementomgeving. Het beste wat je kunt doen is een memorabele event ervaring ontwikkelen waar mensen echt van houden. Doe alles wat je kunt om je gasten geconnecteerd te houden met het moment en hen te laten focussen op wat er gebeurt rondom hen. Veel succes!

bekijk origineel

Engels

One of the reasons we might believe that events are more efficient than online communication or advertising is the live experience factor. After all, people will jump from your message to a funny video in no time, forgetting about your content altogether, while during an event, they’ll have an immersive experience with your brand.

This is true to an extent, because distraction and FOMO are definitely ruling the attendee experience at events. Whether it’s to share their thoughts or photos from the event or just simply scroll through their social media feed because they’re bored, attendees get distracted at events.

This creates a rather incongruent experience (an event experience you worked relentlessly for days and nights trying to put together), keeping your guests from being fully present. These circumstances might reduce the impact of the messages your event will convey, as well as the memorability factor of the event.

Is there anything you can do, considering that you can’t simply prohibit the use of phones or laptops at your event (come on, we aren’t in high school)?

To answer this question, we’ve put together a list of preventative measures you can take to minimize distractions during your event:

Block the Wi-Fi in the conference room

Yes, it’s a quite bold move, and sometimes it can’t be done, especially if your guests are using your event mobile app. However, in some cases, this measurement can be welcoming.

By blocking the Wi-Fi in the conference room, you’ll help your guests prioritize their goals and actually focus on what the keynote speakers are saying. They’ll be less tempted to go through their phones, and their attention will be redirected on what’s happening in the moment.

But couldn’t they still just use their phones via their data? Well, you can also cut the mobile data signal in the room, but sometimes it’s enough to just take away the Wi-Fi to make a statement. However, don’t forget to activate Wi-Fi in the lounge areas.

Start your event with a quick introduction to deep focus

Three minutes. This is all that it might take to get your attendees’ attention and keep them off their gadgets. Ask your moderator to start the session with a quick note about the benefits of actually being in the moment and connecting with what the speakers have to say. This small yet effective speech will make your guests acknowledge the importance of focusing on the event and hopefully decrease the distraction levels.

Reduce the use of an event mobile app

In most cases, an event mobile app is indispensable. However, whenever your guests use the app, they’ll probably feel tempted to quickly hop over to their Facebook or Instagram accounts and check all the notifications they’ve received or their friends’ latest posts.

So if possible, put some thought into the specific moments you’ll ask your guests to use the app. For example, you could run a live poll via your event mobile app at the end of the knowledge session after the speakers’ speeches. Even if your attendees get a bit distracted, they’ve already paid the necessary attention to the session.

Create 100% immersive experiences

How many people do you think will be on their phones if the speakers are really good and entertaining? Not many.

The same is true for group activities and games. To reduce your attendees’ distraction levels, provide them with immersive activities, interesting speakers, and awe-inducing experiences. This will not only grab their attention, but also keep them captivated the entire time.

Keep the dynamic pace of the event activities

Don’t make your event boring. It’s that simple. The more boring the event, the more likely your attendees will redirect their attention to their gadgets. To keep this from happening, make your event truly dynamic.

Reduce the speakers’ keynotes to 20 minutes each. Give your guests plenty of breaks and entraining activities, change the rhythm of the activities, and make sure they have a dynamic experience. This way, they won’t have time (or feel tempted) to check their phones.

Conclusion

If your attendees want to check their phones or laptops, they’ll do it. Nothing can keep them from getting busy except an interesting and engaging event experience. The best thing you can do is focus on designing a truly memorable experience people will love. Do everything you can to keep your attendees connected to the present moment and focused on what’s happening around them.

Taalfout opgemerkt?Nieuws melden?Andere fout opgemerkt?

Reageer

Boris Bals [De Silent Disco Club]

New|2023-12-26 - 12:15u

Een spreker hebben die aanspreekt, to the point is en 't kort houdt is inderdaad essentieel, daar begint 't mee en gaat t ook vaak fout (vooral bij eigenaren of directeuren die graag zelf 't woord willen voeren, terwijl ze dat beter niet kunnen doen

Wat een factor is die heel erg helpt, hebben wij bij de Silent Disco Club gemerkt, is dat een Silent Seminar een briljante uitvinding is (kortom elke deelnemer aan de seminar, heeft dan een draadloze koptelefoon op)!
Het is soms een (kleine) extra investering (bij grote getalen, bij kleine getalen kan het soms zelfs kosten besparend zijn!), maar als je publiek bereiken belangrijk is (anders ook zonde van je geld), dan is dat het dubbel en dwars waard, toch?

Wij hebben jarenlange ervaring hiermee. De voordelen 'omdat je in mensen hun oor zit', ze zijn ineens niet meer afgeleid, het geluid is ook beter (verstaanbaar), geen overlast voor omgeving (of andere ruimtes op 't event), meerdere events mogelijk in 1 grote open ruimte, mensen kunnen zelf hun volume bepalen, makkelijker praten als ze naast 't event staan, noem het maar op. Wij snappen eerlijk niet dat dit nog steeds niet de wereld veroverd heeft, gezien de feedback van onze huidige huurders op dat gebied, die al overstag zijn.