De job van een eventprofessional verandert met een rotvaart. En meer en meer dingen komen op ons bord te liggen.
Misschien voel je je onzeker? Je moet nieuwe vaardigheden aanleren. Je wordt verondersteld nieuwe inzichten op te doen. En men verwacht dat je deze onmiddellijk omzet in de praktijk, …
Events organiseren betekent elke dag nieuwe uitdagingen tackelen en nieuwe dingen oppikken, leren en toepassen. Naast het organiseren van evenementen, moet je nu als professional ook heel wat nieuwe vaardigheden en rollen opnemen.
Geen paniek! Het klinkt beangstigend, maar het goede nieuws is dat we als eventorganisatoren veel meer worden dan pure uitvoerders!
Waar we voorheen vooral repetitieve planningstaken uitvoerden, moeten we nu meer creatief en zinvol uit de hoek komen! Doordat de logistiek geautomatiseerd raakt, hebben we nu ook tijd om onze toegevoegde waarde duidelijk te maken.
We zijn niet langer zomaar 'eventplanners': we zijn 'belevenis-ontwikkelaars'. We selecteren niet zomaar een cateraar en een locatie: we creëren ervaringen voor onze bezoekers. En dat betekent effectief dat we veel verschillende petjes moeten opzetten.
Hier zijn enkele van hen. Als eventprofessional ben je:
Rol 1: een architect van betekenisvolle connecties
Verwacht niet dat netwerken en connecties leggen op je event ‘zo maar’ gaan gebeuren. Als je zomaar een groep mensen uitnodigt, gaan ze dan onmiddellijk banden smeden? Niet dus!
Mensen komen wel naar een event om nieuwe contacten te leggen, maar ‘verbinden’ is niet eenvoudig, en zelfs voor extraverte personen, vaak een moeilijke opdracht.
Los daarvan, de manier waarop we contacten leggen, verandert. We appen meer dan we spreken, we voelen ons veiliger achter onze digitale toestellen. Dat is waarom een belangrijke nieuwe rol het mogelijk maken van betekenisvolle connecties tussen de bezoekers is.
Rol 2: een content creator
Misschien vind je dit niet zo leuk, maar de rol van een eventprofessional houdt vandaag ook heel wat promotie en marketing in. Het is daarom heel belangrijk dat je de kracht van content creatie en marketing begrijpt. Het plannen van je event(s) is eigenlijk maar de helft van je job.
De andere helft is uitvlooien hoe je je event moet promoten. Een goed idee is om een fanbasis te bouwen door nuttige content te verspreiden die de belangrijkste ideeën achter je evenement ondersteunt. Deze boodschappen creëer je voor (interview met sprekers, artikels, whitepapers, ...) en na het evenement (video’s, foto’s, blogposts met waardevolle inzichten enz.).
Rol 3: een designer van transformerende ervaringen
Bezoekers komen voor transformerende of zelfs levensveranderende ervaringen. Dit is waarom je jezelf niet langer kan omschrijven als een ‘eventplanner’.
Je bent veel meer dan dat.
Jij ontwerpt ervaringen die het geloof, gedachten en acties van de bezoekers transformeert. Wat betekent dat? Eventdynamiek is veel meer dan verschillende activiteiten organiseren die de dag netjes vullen. Je ontwerpt activiteiten met een specifiek doel.
Zal je format je bezoekers in vervoering brengen over het onderwerp? Zal de dynamiek je bezoekers aanzetten tot betekenisvolle interacties? Zullen je bezoekers onthouden wat ze geleerd en ervaren hebben? Je kan niet beginnen zonder over deze dingen na te denken.
Rol 4: een co-creatie facilitator
Evenementen zijn de perfecte omgeving om te co-creëren. Door bezoekers te bekijken als actieve participanten in het bouwen van hun eigen ervaringen, word jij de ‘co-creatie goeroe’. Je creëert dynamieken die je bezoekers toelaten om echt te connecteren.
Rol 5: een data-analist
Je kan geen volgende stappen zetten zonder de data van je event en je bezoekers te analyseren. De volgende stappen en de evaluatie van je eventstrategie hangen af van jouw vermogen om de ROI en de event-kpi’s te berekenen en analyseren.
Dat is waarom je, naast de architect van betekenisvolle interacties, designer van transformatieve ervaringen, content creator en co-creatie facilitator, ook een data-analist moet worden.
Hoeveel deelnemers hebben je app gedownload? Hoeveel waren er actief op sociale media? Hoeveel voelden zich betrokken in de eventdynamiek? Deze statistieken vormen maar het topje van de ijsberg. Eens je beslist hebt om je data volledig te doorgronden, krijg je totaal nieuwe inzichten over je evenement. Je weet veel beter wat wel en wat niet meer te doen.
In het kort
Een moderne eventprofessional is veel meer dan een planner. De stijgende concurrentie en de veranderende verwachtingen van de bezoekers zorgen ervoor dat je een bredere visie nodig hebt en beter moet weten hoe evenementen werken.
Gelukkig kan je met nieuwe technologische ontwikkelingen heel wat van je logistiek automatiseren. Zo krijg jij tijd vrij om je evenement meer strategisch te benaderen, waardoor je de kwaliteit verhoogt en je bezoekers voldaan naar huis gaan met heel wat fijne herinneringen. Veel succes!
