Het hekje of de #hashtag gevolgd door een woord of een lettercombinatie is sinds zijn lancering in 2007 niet meer weg te denken uit de social media. En sinds 2010 worden deze hashtags ook gebruikt om lijstjes samen te stellen met de trending topics.
Voor inhoudelijke evenementen zoals congressen en conferenties is #Twitter dus een waar godsgeschenk. We moeten daar eerlijk in zijn. Want als er zich in je (beoogd) publiek enkele twitteraars bevinden zullen zij graag deelnemen aan het debat. Ze zullen naar hartenlust vragen stellen of commentaar geven...
Maar soms vergeet de goedbedoelende organisator een paar eenvoudige voorbereidende stappen. Als fervent twitteraar heb ik daarom een aantal tips bijeengebracht. Als eventplanner of organisator volg je die best op als je het lichtblauwe vogeltje van #Twitter zijn mooie ding wil laten doen. En als je je 'tweeps' tevreden wil houden.
1. Alles begint bij de keuze van een goede hashtag!
Een specifieke hashtag voor je event is echt een noodzakelijk krachtig middel om alle discussies onder één noemer vindbaar te centraliseren. Zorg dus als organisator al van bij de aankondiging van je event voor een korte en unieke hashtag. Doe dat niet onbesuisd maar denk daar vooraf goed over na. Controleer vooral of die al niet elders in gebruik is Velen vergeten dat! Zorg er ook voor dat hij toepasselijk is en gemakkelijk om te onthouden. Laat het alleszins niet over aan de aanwezigen om zelf hashtags te bepalen want dan wordt het een potpourri van afkortingen.
2. Publiceer die hashtag zo vroeg mogelijk
Laat die vanaf dag 1 zien in al je offline en online communicatie over je evenement. Lanceer die ook zelf zo vroeg mogelijk op de diverse social media. Mobiliseer ook je medewerkers en je netwerk. Je kan zelfs betaalde twitteradvertenties overwegen. Als het een interessant thema is zal je al dagen vooraf interessante tweets zien opduiken
3. Verzamel vooraf alle 'twitter handles' van al je sprekers
Publiceer de twitternamen van je keynote speakers of panelleden in de conferentiedocumentatie en introduceer ze ook met mondjesmaat in je eigen mobiliserende tweets. Op die manier creëer je animo en zo motiveer je ook je externe sprekers. Misschien gaan zij er ook zelf mee aan de slag.
4. Stel een twitterteam samen
Deze mensen kunnen voor, tijdens en na het event zelf communiceren over je event. Zij reageren ook op de tweets van anderen. Dat kan door te liken, te beantwoorden en te retweeten. Zorg ervoor dat dit team op de dag zelf mooie foto’s of fraaie filmpjes kan verspreiden. Uiteraard allemaal met je eigen hashtag. Ongetwijfeld zal je zo je volgersbasis uitbreiden. Wees sympathiek en volg de volgers meteen terug. Als je event een jaarlijkse of andere vaste frequentie heeft kan het bovendien geen kwaad om voor je evenement een aparte twitteraccount aan te maken. Met een duidelijke ‘bio’ die doorverwijst naar je website.
5. Zorg ter plaatse voor een sterk free wifinetwerk
Je bent niet geloofwaardig als je oproept om te tweeten terwijl je niet voor wifi zorgt... Dat behoeft weinig argumentatie. Maar helaas, het wordt soms vergeten. Zorg ook dat iedereen gemakkelijk het eventuele paswoord te weten kan komen.
6. Pas op met de twitterwall
Je ziet dat vaak op events opduiken: de tweets met de hashtag worden live geprojecteerd. Houd er wel rekening mee dat een continue stroom van tweets op het scherm achter de spreker de aandacht enorm kan afleiden, het kan zelfs storend zijn. Het is misschien beter om die projectie te voorzien voor pauzes en overgangen? Of voorzie ergens een tweede scherm. Soms beslist het twitterteam best zelf welke tweets op de wall mogen verschijnen. Je wil het niet meemaken dat enkele snoodaards een spreker rechtstreeks gaan aanvallen…
7. Ga ervoor!
Wie twitter wil inschakelen moet er volledig voor gaan: alle voorbereidende stappen zetten en alle beschikbare middelen mobiliseren. Denk dan ook aan social media monitoring software om te weten welke invloedrijke mensen (influencers) getwitterd hebben, wat de sterkste tweets waren, wat de overheersende stemming was... Denk dan achteraf ook aan de verspreiding van een synthese van de beste tweets via een Storifyverhaal.
Als alles een beetje meezit kan je daar als organisator ook achteraf de vruchten van plukken. Via de kracht van de sociale netwerken belandt je thema of initiatief wellicht bij mensen die je anders nooit zou bereikt hebben. De extra 'buzz' van je 'trending topic' kan in het beste geval zelfs uitmonden in nieuwe opportuniteiten, onverwachte oplossingen, extra bestellingen, nieuwe klanten of lidmaatschappen...
Lees ook:
